Hier kan je een aantal richtlijnen vinden waar je je best aan houdt bij het deponeren van je BAMA proef in SISA. Deze richtlijnen zijn opgesteld in functie van lange termijnbewaring en hebben tot doel de leesbaarheid op lange termijn te garanderen.

Archivering van master proeven in de bibliotheek

Als student kan je in SISA je BAMA proef opladen. De bibliotheek archiveert enkel master proeven, geen bachelor proeven. Na het behalen van je master diploma worden de gedeponeerde master proeven bij de bibliotheek gearchiveerd.

Je BAMA proef bestaat uit een enkel PDF-bestand

  • Sla het bestand op in het PDF/A formaat en laadt het op in SISA. PDF/A (Portable Document Format Archivable), ook bekend als ISO 19005-1, is een speciale variant van het gewone PDF-formaat die specifiek ontwikkeld is voor archivering.
    Meer info
  • Je PDF bestand mag maximaal 50 MB groot zijn. Is je bestand toch groter, ga dan na wat de precieze oorzaak daarvan is. Meestal is dit te wijten aan afbeeldingen die je aan je tekst hebt toegevoegd. In programma’s zoals Word is het mogelijk om bij het opslaan de bestandsgrootte te verkleinen door de ingesloten afbeeldingen te comprimeren.
    Meer info over het verkleinen van bestandsgrootte in Microsoft Office
  • Zorg ervoor dat je bestand de extensie .pdf heeft.

Je BAMA proef bevat naast een PDF-document ook nog andere bijlagen

Het is mogelijk dat je BAMA proef naast een PDF-bestand, ook bijlagen heeft die je als afzonderlijke bestanden wil meeleveren. Let dan op het volgende:

  • Comprimeer alle bijhorende bestanden (uitgezonderd dus de PDF van de master proef zelf) in één gecomprimeerd ZIP-bestand.
  • Je ZIP-bestand mag maximaal 300 MB groot zijn.
  • Laadt dit ZIP-bestand en het PDF document op in SISA.

Best practices

Beste practices voor naamgeving van bestanden en folders

  • Gaat het om veel bijlagen, dan is het verkieselijk om bestanden op logische wijze eerst onder te brengen in folders en subfolders. Plaats in dat geval in de root van je ZIP-bestand een readme.txt bestand waarin je de structuur van je folders/subfolders toelicht.
  • Bestandsnamen mogen enkel letters, cijfers, underscores (_) of koppeltekens (-) bevatten. Dus:
    • geen spaties
    • geen speciale tekens zoals ~ ` @ # $ % ^ & * ( ) + = { } [ ] : ; “ ‘ | \ / ? > < ,
    • geen letters met diakritische tekens zoals é, ç , ä, …
  • Hou de bestandsnamen betekenisvol en kort (maximaal 25 tekens).
  • Bestandsnamen moeten een duidelijke betekenis hebben voor jou en je collega’s.
  • Wanneer je een sequentieel nummeringssysteem gebruikt, gebruik dan nullen voor de duidelijkheid en om ervoor te zorgen dat de bestanden in de juiste volgorde geordend worden. Gebruik bijvoorbeeld "001, 002, ...010, 011 ... 100, 101, etc." in plaats van "1, 2, ...10, 11 ... 100, 101, etc”
  • Persoonsnamen: familienaam gevolgd door voornaam.
  • Als je geen gebruik maakt van automatisch versiebeheer, kan je best een versienummer toevoegen aan het einde van de bestandsnaam. Dit start best met V, gevolgd door minstens 2 cijfertekens (01, 02, 03, …) .
  • Een datum als onderdeel van een bestandsnaam geef je op in de vorm YYYYMMDD.

Best practices voor bestandsformaten

De keuze die je maakt voor een bepaald bestandsformaat heeft directe gevolgen voor de leesbaarheid/bruikbaarheid achteraf, zowel voor jezelf als voor anderen.

Kies indien mogelijk voor bestandsformaten die aan volgende criteria voldoen:

  • zonder gepatendeerde technologie of licenties
  • ongecomprimeerd en niet-geëncrypteerd: goed gestructureerde opslag, met zo min mogelijk informatieverlies
  • wijdverspreid en algemeen gebruikt binnen de onderzoeksgemeenschap
  • volgens een open en gedocumenteerde standaard
  • ontwikkeld en onderhouden door een veeleprezen, open standaard organisatie
  • software onafhankelijk: meer dan één type software voor visualisatie beschikbaar
  • vrij van royalties en zonder verplichte verwijzingen naar externe informatiebronnen of bjecten (intellectual property)

Aanbevolen bestandsformaten

Data type Aanbevolen betandsformaten Aanvaardbare bestandsformaten
Tabelgegevens met uitgebreide metadata
variabele labels, code labels en gedefinieerde ontbrekende waarden
SPSS portable format (.por) delimited text and command ('setup') file (SPSS, Stata, SAS, ...)

structured text or mark-up file of metadata information, e.g. DDI XML file

proprietary formats of statistical packages: SPSS (.sav), Stata (.dta), MS Access (.mdb/.accdb)
Tabelgegevens met beperkte metadata
kolomkoppen, variabele namen
comma-separated values (.csv)

tab-delimited file (.tab)

delimited text with SQL data definition statements

delimited text (.txt) with characters not present in data used as delimiters

widely-used formats: MS Excel (.xls/.xlsx), MS Access (.mdb/.accdb), dBase (.dbf), OpenDocument Spreadsheet (.ods)

Geospatiale data
vector en raster data
ESRI Shapefile (.shp, .shx, .dbf, .prj, .sbx, .sbn optional)

geo-referenced TIFF (.tif, .tfw)

CAD data (.dwg)

tabular GIS attribute data

Geography Markup Language (.gml)

ESRI Geodatabase format (.mdb)

MapInfo Interchange Format (.mif) for vector data

Keyhole Mark-up Language (.kml)

Adobe Illustrator (.ai), CAD data (.dxf or .svg)

binary formats of GIS and CAD packages

Tekstuele data Rich Text Format (.rtf)

plain text, ASCII (.txt)

eXtensible Mark-up Language (.xml) text according to an appropriate Document Type Definition (DTD) or schema

Hypertext Mark-up Language (.html)

widely-used formats: MS Word (.doc/.docx)

some software-specific formats: NUD*IST, NVivo and ATLAS.ti

Afbeeldingen TIFF 6.0 uncompressed (.tif) JPEG (.jpeg, .jpg, .jp2) if original created in this format

GIF (.gif)

TIFF other versions (.tif, .tiff)

RAW image format (.raw)

Photoshop files (.psd)

BMP (.bmp)

PNG (.png)

Adobe Portable Document Format (PDF/A, PDF) (.pdf)

Audio data Free Lossless Audio Codec (FLAC) (.flac) MPEG-1 Audio Layer 3 (.mp3) if original created in this format

Audio Interchange File Format (.aif)

Waveform Audio Format (.wav)

Video data MPEG-4 (.mp4)

OGG video (.ogv, .ogg)

motion JPEG 2000 (.mj2)

AVCHD video (.avchd)
Documentatie en scripts Rich Text Format (.rtf)

PDF/UA, PDF/A or PDF (.pdf)

XHTML or HTML (.xhtml, .htm)

OpenDocument Text (.odt)

plain text (.txt)

widely-used formats: MS Word (.doc/.docx), MS Excel (.xls/.xlsx)

XML marked-up text (.xml) according to an appropriate DTD or schema, e.g. XHMTL 1.0

Bron: www.ukdataservice.ac.uk/manage-data/format/recommended-formats