Side header image

Managementassistent voor agendabeheer en ondersteuning Dienst Valorisatie - 2018ATPDOCEX093

De Dienst Valorisatie van het Departement Onderzoek & Innovatie van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijds

Managementassistent voor agendabeheer en ondersteuning Dienst Valorisatie

Jouw opdracht

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

  • Je ondersteunt de werking van het Departement Onderzoek & Innovatie en de Dienst Valorisatie in het bijzonder door het bijstaan van de Vicerector Valorisatie & Ontwikkeling, het departementshoofd en diensthoofd Valorisatie. Je staat mee in voor administratieve en logistieke taken zoals planning van vergaderingen, opmaak van documenten en verzendingen en je neemt waar nodig andere terugkerende of punctuele taken voor je rekening.
  • Je staat in voor het dagelijkse agendabeheer en de voorbereiding van afspraken voor de vicerector Valorisatie & Ontwikkeling. Je bezorgt de nodige documenten ter voorbereiding van afspraken en meetings en je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal van personen die een afspraak hebben met de vicerector.
  • Je assisteert de IOF-coördinator bij de administratieve opvolging van IOF-projectenaanvragen.
  • Je beheert de mailbox en maakt het verslag van het interne overleg van de Dienst Valorisatie.
  • Je ondersteunt de event- en marketingmanager bij de organisatie van events. Hierbij kan jouw aanwezigheid ook sporadisch vereist zijn na de kantooruren.
  • Je biedt administratieve ondersteuning aan de Valorisatiemanagers bij de opvolging van de KMO-portefeuille.
  • Je assisteert bij de organisatie van opleidingen van de Dienst Valorisatie.
  • Bij afwezigheid van je twee andere collega’s binnen het secretariaat verzeker je het secretariaat van de vicerectoren Onderzoek en Valorisatie & Ontwikkeling en van het Departement Onderzoek & Innovatie.

Je houdt hierbij steeds rekening met de opgelegde instructies en de regelgeving, met het oog op de realisatie van de doelstellingen.

Jouw profiel

  • Je bezit een diploma van professionele bachelor of hoger onderwijs van het korte type of gelijkwaardige competenties door ervaring.
  • Ervaring in de administratie in het domein van hoger onderwijs of wetenschappelijk onderzoek is een pluspunt.
  • Je kunt vlot overweg met MS Office, meer bepaald met Outlook en Excel.
  • Je wordt gemotiveerd door agendabeheer en administratieve ondersteuning van het management van een dienst.
  • Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
  • Je bent een zelfstarter en handelt proactief.
  • Je bent communicatief, nauwgezet, klantvriendelijk, integer, flexibel, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht.
  • Je bent stressbestendig en sterk in plannen en organiseren. Een eerste ervaring in het organiseren van evenementen is een pluspunt.
  • Je bent bij voorkeur aanwezig vanaf 8u30 en je stelt je wanneer nodig flexibel op.

Wij bieden

  • een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
  • een brutomaandwedde in gradenvork 4-6 (dossierbeheerder), die doorgaans in de aanvangsgraad 4 start. Afhankelijk van relevante anciënniteit varieert de aanvangsgraad van 2.216,01 euro tot 3.405,63 euro. Meer informatie over onze loonschalen en andere voordelen vind je hier op onze website;
  • maaltijdcheques en ecocheques;
  • 35 vakantiedagen + 2 weken collectieve sluiting (één week in augustus en één week tussen Kerstmis en Nieuwjaar);
  • een fietsvergoeding;
  • een volledige terugbetaling woon-werkverkeer met openbaar vervoer;
  • een flexibele arbeidstijdregeling;
  • extra recuperatie-uren voor prestaties na de gangbare werkuren en in het weekend.

Hoe solliciteren?

  • Je kan alleen online solliciteren en dat tot uiterlijk 30 september 2018.
  • Er gebeurt een preselectie op basis van de ingediende kandidaturen. De verdere selectieprocedure bestaat uit een functiegerichte proef (voorzien op maandag 15 oktober) en een selectiegesprek (voorzien op woensdag 24 oktober in de voormiddag). Gelieve alvast met de voorziene selectiemomenten rekening te houden.
  • Voor informatie over het invullen van het sollicitatieformulier kan je terecht bij sollicitatiesatp@uantwerpen.be.
  • Voor meer informatie over deze functie kan je contact opnemen met Jurgen Joossens, diensthoofd Dienst Valorisatie, Jurgen.Joossens@uantwerpen.be, 03 265 30 25.

De Universiteit Antwerpen is een gezinsvriendelijke organisatie, met aandacht voor gelijke kansen en diversiteit.