Inkomende joint PhD

Bij een inkomende joint PhD is de hoofdinstelling een andere instelling dan UAntwerpen.
 
De doctoraatsstudent houdt rekening met de volgende stappen:

1. Joint PhD-aanvraag (zie Procedure dubbeldoctoraat)

2. Inschrijving bij de Universiteit Antwerpen (UAntwerpen)

Na de goedkeuring van de aanvraag door de faculteits-/departementsraad zal de inkomende joint PhD-student uitgenodigd worden om zich zo snel mogelijk ook bij UAntwerpen in te schrijven.

De volgende documenten dienen aan de Centrale Onderwijsadministratie te worden bezorgd, persoonlijk of via de post (niet via mail):

  1. een originele ingevulde en ondertekende toetredingsovereenkomst, te bekomen via de online aanmelding (http://www.uantwerpen.be/online-aanmelding);
  2. een kopie van een geldig identiteitsbewijs;
  3. een voor eensluidend verklaarde, originele kopie van het diploma dat toegang geeft tot het doctoraat (indien nodig vertaald in het Nederlands, Duits, Frans of Engels);
  4. een origineel inschrijvingsbewijs in de thuisinstelling in het lopende academiejaar (geen studentenkaart - indien nodig vertaald in het Nederlands, Duits, Frans of Engels);
  5. een digitale foto (steeds elektronisch in te dienen via doctoraat@uantwerpen.be) waarbij rekening wordt gehouden met de volgende beperkingen: 
    bestandsgrootte: max. 100 kB; oriëntatie: portret; formaat: .jpg.

Indien de documenten persoonlijk worden bezorgd, dan dient hiervoor op voorhand een afspraak te worden gemaakt met de Centrale Onderwijsadministratie via doctoraat@uantwerpen.be.

De joint PhD-student ontvangt na de verwerking van het dossier zijn/haar studentenkaart en studentenaccount (persoonlijk of op het postadres). Deze studentenaccount verschaft o.a. toegang tot het online administratiesysteem van UAntwerpen (SisA selfservice). 

De inkomende joint PhD-student dient zich jaarlijks, t.e.m. het academiejaar van de verdediging, opnieuw te schrijven aan de UAntwerpen, via de SisA selfservice. Voor de eerste inschrijving en in het jaar van de verdediging is studiegeld verschuldigd (uitgezonderd joint PhD's binnen Vlaanderen, waarbij geen studiegeld verschuldigd is aan de partnerinstelling). 

Indien de joint PhD-student een bevestigingsbrief nodig heeft van officiële toelating tot het doctoraat aan UAntwerpen, dan kan hij/zij dit bekomen via JointPhD@uantwerpen.be

3. Opmaak joint PhD-overeenkomst

De Antwerp Doctoral School onderhandelt met de administratieve contactpersoon in de partnerinstelling over de inhoud van het contract. De promotoren en doctoraatsstudent worden hierbij nauw betrokken. Na goedkeuring door alle partijen wordt het contract ondertekend door de (vice)rectoren, de promotoren en de doctoraatsstudent. De doctoraatsstudent ontvangt een origineel exemplaar nadat het contract volledig ondertekend is. 

4. Samenstelling van de Individuele Doctoraatscommissie (IDC)

Er zijn twee mogelijkheden:

  • Er wordt een kleinere IDC aangesteld aan UAntwerpen (bestaande uit de promotoren en een voorzitter), die minstens de opvolging doet tijdens het verblijf van de minstens 6 maanden onderzoek aan UAntwerpen. De voortgangsrapportering over het onderzoek gebeurt aan UAntwerpen op dezelfde wijze als bij reguliere doctoraten. Evt. kan de vorm van de voortgangsrapportering van de partnerinstelling door de UAntwerpen-IDC geaccepteerd worden om dubbele rapportering te vermijden; dit steeds in overleg met de faculteit. De IDC komt ten minste 1 keer samen met de doctorandus tijdens het verblijf aan UAntwerpen.
     
  • Er wordt aan de UAntwerpen parallel een volledige tweede IDC opgesteld. De voortgangsrapportering over het onderzoek gebeurt aan UAntwerpen op dezelfde wijze als bij reguliere doctoraten. De IDC komt ten minste 1 keer samen met de doctoraatsstudent tijdens het verblijf aan UAntwerpen. 

5. Samenstelling van de doctoraatsjury

Bij inkomende doctorandi is de minimumvereiste dat 1 ZAP-lid van de UAntwerpen lid is van de doctoraatsjury. Meestal wordt hiervoor de promotor voorgesteld. Wanneer de wetgeving van de partner de promotor niet toelaat om lid te zijn van de commissie, worden andere ZAP-leden van de UAntwerpen voorgedragen door de promotor of de faculteit.

6. Verdediging van het doctoraat

Bij inkomende doctorandi heeft de verdediging doorgaans plaats aan de thuisinstelling en dus niet aan de UAntwerpen. De verdedigingsprocedure wordt bepaald in de joint PhD-overeenkomst; er wordt getracht om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de standaardprocedure van UAntwerpen. Hierbij dient rekening te worden gehouden met een aantal basisregels:

  • In de jury moet minstens 1 ZAP-lid UAntwerpen zetelen;
  • De student moet (zoals elk academiejaar bij UAntwerpen) ingeschreven zijn bij UAntwerpen in het academiejaar van de verdediging;
  • In geval de inkomende doctoraatsstudent niet vrijgesteld is van de doctoraatsopleiding aan UAntwerpen, moet hij/zij deze tijdig afsluiten;
  • De verdediging dient, zoals bij de verdedigingen aan de UAntwerpen, 3 weken op voorhand aangekondigd te worden via het formulier 'Gegevens betreffende de doctoraatsverdediging', vergezeld van een bewijs van inschrijving in de partnerinstelling in het academiejaar van de verdediging;
  • Twee hard copy-exemplaren alsook een digitale versie van het proefschrift moeten bij de Centrale Bibliotheek afgeleverd worden;
  • De student zorgt ervoor dat ook bij de thuisinstelling aan alle vereisten voldaan is.

7. Rol van de faculteit

  • De faculteit controleert bij de organisatie van de verdediging de centrale inschrijving van de student in SisA.
  • De faculteit controleert dat er geen ontwerp-proefschriften in het kader van een dubbeldoctoraat met de UAntwerpen worden neergelegd zonder een volledig ondertekende joint PhD-overeenkomst. Dit wordt opgevraagd bij de organisatie van de verdediging, die maar ten vroegste 6 weken na ontvangst van het ondertekend contract kan plaatsvinden.

8. Uitreiking van het diploma

De promotor of de doctoraatsstudent moet na de verdediging een kopie van het deliberatieverslag aan de de diploma-administratie (diploma@uantwerpen.be) bezorgen. Pas daarna wordt het diplomadossier (diploma en diplomasupplement) opgemaakt en uitgereikt volgens de afspraken in de overeenkomst. Van deze afspraken kan niet meer afgeweken worden na ondertekening.

Contact

Antwerp Doctoral School jointphd@uantwerpen.be

Internationale doctoraatsstudent? Practical Guide