E-uitnodigingen of e-mailings

Grote mailings vanuit de eigen mailbox (meer dan 200 geadresseerden) zijn af te raden, maar als je dit toch doet plaats de geadresseerden dan in BCC

Op de individuele mailbox zit een limiet van 200 bestemmelingen per 24 u. Je kan deze limiet wel laten verhogen. Lees meer over deze limiet.

Voor grote mailings gebruik je best de workflow hieronder, en werk je via het mailsysteem van de universiteit. Zo gebruik je workflows en sjablonen die opgesteld zijn volgens de privacyrichtlijnen en voldoen aan alle anti-spammaatregelen.

Uitnodigingen kunnen, net zoals nieuwsbrieven, zelf opgesteld en verstuurd worden vanuit het mailprogramma Centua. Daarvoor is een huisstijlsjabloon ontwikkeld dat gepersonaliseerd kan worden met eigen header. 

Elektronische uitnodigingen op maat kunnen ook nog worden vormgegeven door de graficus van het Departement Communicatie en verstuurd via het mailsysteem door E-Campus.

Workflow

Uitnodiging versturen via Centua (zelf opstellen en versturen van mailings)

  • Als de webeditor van je entiteit al toegang heeft tot het centrale mailprogramma Centua, dan kan de webeditor de elektronische uitnodiging zelf helemaal opstellen en versturen. Indien nodig maakt graficus Nik Römer een aangepaste header.
     
  • Nog geen toegang tot Centua, maar je wenst hier wel mee van start te gaan? Contacteer webredactie@uantwerpen.be. Opgelet: dit vraagt even tijd. We bekijken samen de verzendgroepen en geven een korte opleiding, E-Campus moet het thema, de rechten en de verzendgroepen instellen, graficus Nik Römer maakt een header ...

Een uitnodiging met volledige lay-out op maat - of nog geen toegang tot Centua: 

  • De webredacteur van de entiteit bezorgt ten minste één week voor verzending de geëditeerde tekst voor de uitnodiging aan graficus Nik Römer.
     
  • Nik Römer maakt een e-uitnodiging in html op, en bezorgt die ter goedkeuring aan de redacteur van de entiteit.
     
  • Indien goedgekeurd bezorgt Nik Römer het html-bestand aan E-Campus.
     
  • De entiteit bezorgt E-Campus (Bregt Slootmaekers) de excellijst met abonnees.
     
  • E-Campus verstuurt de uitnodiging en kan nadien ook feedback geven over bounces, uitschrijvingen, aantal geopende mailings ...

Richtlijnen

Externe mailings: privacyrichtlijnen

  • Bekijk eerst of het bericht kan opgenomen worden in één van de bestaande externe communicatiekanalen.
     
  • Een externe uitnodiging of mailing wordt verstuurd naar abonnees die er via opt-in voor gekozen hebben om op de hoogte te worden gehouden van nieuwe initiatieven en activiteiten, of naar personen die volgens de privacywetgeving uitnodigingen mogen ontvangen.
     
  • De verzameling en het beheer van de persoonsgegevens van de abonnees verloopt volgens de privacyrichtlijnen.
     
  • Abonnees kunnen zich uitschrijven uit de adressenlijst voor e-uitnodigingen, elke mail bevat een uitschrijfknop (dit is voorzien in de mailsjablonen in Centua).
     
  • Mailinglijsten worden up-to-date gehouden. Bounces worden eruit gehaald.
     
  • Het gebruik van externe mailprogramma's (bv MailChimp) moedigen we liever niet aan. Je bent er dan zelf verantwoordelijk voor dat dit gebeurt volgens de Europese privacyrichtlijnen. Sluit een verwerkersovereenkomst af met deze verwerker, informeer je abonnees hierover en vraag hun actieve toestemming om hun gegevens aan deze mailprovider door te geven. Gebruik je MailChimpLees dan hun dossier over GDPR zorgvuldig na.

Versturen van mailings naar personeelsleden UAntwerpen

  • Berichten die interessant zijn voor een groot deel van de personeelsleden, worden niet als aparte uitnodiging verstuurd, maar gepubliceerd in één van de bestaande interne communicatiekanalen.
  • Uitnodigingen naar alle personeelsleden of grote groepen personeelsleden versturen kan enkel in uitzonderlijke gevallen na goedkeuring van het Departementshoofd Communicatie.
  • Lees de richtlijnen op Pintra

Versturen van uitnodigingen naar studenten

Zie richtlijnen rond communicatie naar studenten op Pintra

Redactietips

  • De uitnodiging is kort, duidelijk en attractief. Wek interesse en prikkel de nieuwsgierigheid.

  • Zorg ervoor dat de informatie die je in de uitnodiging opneemt zo weinig mogelijk onderhevig is aan wijzigingen. Hou uren, lokalen, gedetailleerde programma’s … enkel op je website bij. Link door naar je website voor deze praktische informatie. Zo vermijd je dat er verouderde informatie in de mailboxen van de abonnees zit, én de abonnees leren je website kennen.

  • De uitnodiging valt met de deur in huis. Vermeld in titel en korte inleiding meteen waarover het gaat, en start niet met een ellenlange opsomming van organisatoren.

  • Wees zuinig met het aantal losse uitnodigingen dat je verstuurt. Overdaad schaadt en wekt ergernis. Publiceer berichten ook maximaal in bestaande nieuwsbrieven.
     
  • Vermijd save-the-dates  en focus vooral op het communiceren van een event op het moment dat de inhoud en praktische info volledig afgewerkt zijn op de website. Verstuur geen uitnodiging als de mensen bv nog niet kunnen registreren of geen verdere informatie vinden over programma, uur, locatie ...
     
  • Stuur geen zware bestanden of hoge resolutie afbeeldingen mee in de mailing, dit belast de servers en de mailboxen van de ontvangers.