In 3 stappen naar een geslaagd event


Hoe trap je een activiteit zoals een lezing, seminarie of congres aan UAntwerpen in gang? 


Wat zijn de mogelijkheden en communicatiekanalen? Met deze checklist ben je in een knip voorbereid en exploreer je al de mogelijkheden in onze organisatie.

Een heel team medewerkers staat voor je klaar! 
 

STAP 1: Gebruik de geijkte kanalen

  • Website uantwerpen.be of uantwerp.be: voor externen 
  • Pintra: voor personeelsleden
  • Blackboard: voor studenten 
     

STAP 2: Activiteiten op kleine schaal 

Voorzie een WEBPAGINA
Een activiteit organiseren zoals een tentoonstelling, seminarie of lezing?
Giet de activiteit in een webpagina met eventueel enkele subtakken. Maak een pagina aan in de navigatiestructuur met oog voor onder meer slug en paginatitel. Dat is belangrijk, ook voor zoekmachines.  
 

STAP 3: Activiteiten op grote schaal 

Voorzie een CONGRESSITE
Een activiteit organiseren zoals een project of congres? 

  • Geef je event een webhaven 
    Contacteer onze Webredactie voor het klaarzetten van een sitestructuur. Voorbeeld: Over het congres/ Programma/ Inschrijvingen/ Call for Papers/ Praktisch  
    In de aanmaakfase wordt de site extra beveiligd zodat hij onder de radar blijft van zoekmachines.

    Enkele belangrijke stijltips:
    - Gebruik per webpagina slechts één blauwe paginatitel bovenaan (kop of heading 1)
    - Zet bulletpoints voor opsommingen (geen streepjes)
    - Ook in het Engels gebruiken we Stadscampus (geen City Campus)
    - Vul bij de navigatie de Paginatitels aan met de naam van het congres (rechtstreeks zichtbaar in Google!)
    - Zet in linkteksten niet ‘Klik hier’ maar leg de link op betekenisvolle woorden.
     
  • Gooi de webankers uit 
    Beschik je over alle elementen (tijdstip, locatie, titel/thema, programma, doelgroep, ...)? Tijd om het congres te lanceren en te laten indexeren voor zoekmachines.
    Geef Webredactie een seintje: wij halen de beveiliging weg zodat de site live kan gaan. 
     
  • Nieuwe webeditor? 
    Met een webopleiding heb je de kneepjes van het Content Management Systeem meteen beet. 
3 Activiteiten op grote schaal

EVENT CHECKLIST

Met deze checklist zet je nodige stappen voor een piekfijn georganiseerd evenement. Nog vragen? Contacteer de Webredactie
 

⃝  Verkorte link / Domeinnaam            

⃝  Congreskaartje   

⃝  Grafische omlijsting 

Stem de grafische elementen mooi op elkaar af: zorg voor eenheid in online en offline communicatie. Doe beroep op de UAntwerpen Beeldbank (na inloggen bovenaan rechts) voor vrij beeldgebruik van foto's gemaakt door professionele fotografen. 

  • Contacteer onze Grafisch webontwerper voor al je webcommunicatie: webheaders, digitale uitnodigingen, nieuwsbrieven,... Brief over titel, logo, beeld en eventueel andere grafische elementen.
     
  • Contacteer de Nieuwe Media Dienst voor het ontwerp van alle printdoeleinden: affiches, flyers, brochures, ... Start tijdig met de aanmaak van printmateriaal, maar de eerste stap is de online ontwikkeling  van een webpagina of website. Gebruik op al je dragers de verkorte link/domeinnaam. 
      

⃝  Digitale inschrijvingsformulieren

⃝  Eén webstek, meerdere linken

Voorzie de info op één webplek en zorg voor een goed linkenbeleid. Vraag partnerinstellingen ook een link te leggen naar de pagina of congressite. 
 

⃝  Maak je event kenbaar 

Creëer traffic naar de congressite: post de activiteit in de webkalender,  creëer een nieuwsitem, communiceer in nieuwsbrieven, e-uitnodigingen, printmedia, ... 
Schakel sociale media, blogs en partners in om het event wijd en zijd te verspreiden. Gebruik daarbij steeds de verkorte link/domeinnaam. 

⃝  Accommodatie

⃝  Catering en congreszalen

  • Contacteer onze Cateringdienst voor de reservatie van een smakelijke receptie, lunch of diner en/of boek een congreszaal in de congreszalen Hof van Liere en de Grauwzusters. 
     

⃝  Na je event        

Spendeer ook na het slot van het event de nodige nazorg aan je congressite

  • Voed na afloop de site met abstracts en foto’s en kondig eventueel de datum van een volgend congres aan. 
     
  • Verwijder alle praktische info.
     
  • Redigeer de teksten en zet om in de verleden tijd.
     
  • Kondig  eventueel nieuwe (congres)data aan.
     
  • Digitaal inschrijvingsformulier aangemaakt?
    Houd ook na afloop van het congres rekening met de nieuwe privacyrichtlijnen voor het verzamelen en beheren van persoonsgegevens. Verwijder databestanden die je niet meer nodig hebt. 

Bekijk de online toekomst van de congressite. Er zijn twee opties: 

  • De congressite verwijderen
    Maak een back-up met printscreens. In de pipeline en in testfase: een jaarlijkse archiefkopie van alle congressites
    Contacteer de Webredactie
     
  • De congressite online houden
    Blijft de congressite online: voorzie de site regelmatig van (kleine) updates. Een site die niet geregeld wordt aangepast, zakt ook in de Google ranking. 
     

Google-score
Met een Google Analytics rapportje heb je meteen zicht op bezoekersaantallen, meest bezochte pagina's,.. 
Contacteer de Webredactie