Workflow en timing omschakeling nieuwe website

Verwachte datum lancering nieuwe site: begin november 2020
Verwachte start van het omschakelingstraject: begin september 2020

Hoe gebeurt de omschakeling?

De inhoud van de huidige websitedatabank, wordt overgezet naar de nieuwe databank, en vanuit die nieuwe databank in een volledig vernieuwde lay-out getoond. De bestaande URL’s blijven behouden. Het content management systeem of 'webadmin' wordt vernieuwd.

Schema omzetting

Wat verwachten we van de editors?

  • De editors volgen momenteel deze tips op om hun website zo goed mogelijk voor te bereiden op de omschakeling.
     
  • De inhoud van de website moet niet overgezet worden, de omschakeling gebeurt automatisch.
     
  • Alle huidige contentelementen blijven behouden in de nieuwe website, maar krijgen een andere lay-out.
     
  • Enige uitzondering: kalender en nieuws. Hiervoor wordt een volledig nieuwe module ontwikkeld. Editors zullen een deel van het archief moeten overzetten als ze dat wensen. Centraal zullen we alle toekomstige kalenderitems, en het nieuwsarchief van één jaar overzetten.
  • Alle formulieren zullen in de nieuwe website in een aparte module gepubliceerd worden. Om dit goed voor te bereiden moeten editors formulieren vanaf nu steeds op een aparte pagina in de navigatie publiceren, niet gecombineerd met andere tekst.

  • De webadmin (CMS) wordt vernieuwd, webeditors moeten de nieuwe webadmin onder de knie krijgen.

  • Editors doorlopen daarom enkele instructievideo’s. Enkel editors die deze video’s doorlopen, krijgen schrijfrechten op de nieuwe website.

  • Webeditors moeten tijdens de omschakelingsperiode de inhoud van hun website optimaliseren naar de nieuwe lay-out. Vooral de afbeeldingen zullen hier wel wat opvolging vragen.

Welke ondersteuning biedt de centrale webredactie?

  • Handleiding
  • Instructievideo’s
  • Workshops
  • Helpdesk - coaching editors
  • Administratie schrijfrechten
  • Redactie op alle centrale luiken + headerfoto’s, titels en intro’s
  • Headers, titels en intro's voor àlle subsites! (M.u.v. websites van events en congressen die afgelopen zijn)
  • Overzetten van toekomstige kalenderitems en archief van één jaar nieuwsitems.

Maar: om dit haalbaar te houden zullen we in de zomermaanden onze normale service iets moeten inperken.

Hoe ziet de workflow eruit en wat is de timing?

tijdslijn

Detailinfo:

  1. Zodra de nieuwe webadmin beschikbaar is, maakt webredactie samen met E-Campus een nieuwe handleiding en instructievideo’s.
     
  2. Elke webeditor die deze instructievideo’s bekeken heeft, krijgt schrijfrechten op de nieuwe website-in-aanbouw, en kan beginnen testen.
    Augustus en september zullen een testfase zijn, de inhoud daarvan wordt nog volledig overschreven en staat nog niet live.
     
  3. Webredactie voorziet tijdens deze testfase workshops voor editors die wat extra uitleg wensen.
     
  4. Na een opleidings- en testperiode, zal de inhoud van de oude webdatabank voor de laatste keer overgezet worden naar de nieuwe webdatabank.
    Geschatte timing: rond 10 oktober.
  5. Vanaf dan moet élke wijziging aan de website op twee plaatsen gebeuren:

    1. op de huidige website (die nog steeds live staat),

    2. én op de nieuwe website-in-aanbouw. Deze nieuwe website staat nog niet live, maar de inhoud is wel al definitief, het is geen testomgeving meer.

  6. Ondertussen moeten de webeditors de website-in-aanbouw optimaliseren en voorbereiden op lancering. We proberen deze tussenperiode, waarbij we dubbel moeten editeren én optimaliseren, zo kort mogelijk te houden.

  7. Lanceren nieuwe website (streefdatum: 3 november)

  8. Oude website verdwijnt.