Side header image

Administratieve stroomlijning

De Stafdienst Administratieve Stroomlijning is er om de papiermolen een halt toe te roepen en dienstverlenende processen te optimaliseren. Wij onderzoeken inefficiënties en ontwikkelen maatregelen om de administratieve rompslomp aan de universiteit in te perken. Daarbij realiseren we een modernere aanpak met het oog op werklastvermindering en een performantere, klantgerichte  dienstverlening. Minder frustraties en meer kwaliteit zorgen voor meer tevredenheid bij klanten en medewerkers.

Méér dan een veredelde besparingsoperatie…

Onze dienst probeert de organisatieprocessen binnen de universiteit continu te herdenken, aan te passen en te vernieuwen om zo belangrijke prestatieverbeteringen te realiseren. Wij kennen de universiteit van binnenuit, haar sterkten en zwakten, de opportuniteiten, de grenzen en mogelijkheden,… Kortom: de vernieuwingen die nodig, wenselijk én haalbaar zijn om effectief meerwaarde te creëren.

Administratieve stroomlijning is meer dan een veredelde besparingsoperatie. Het is een belangrijke voorwaarde voor een kwaliteitsvolle dienstverlening. De klant staat centraal maar ook de werktevredenheid is een belangrijke doelstelling. Op korte termijn investeren in mensen en middelen, zorgt voor ‘winst’ op lange termijn. Onder winst verstaan we niet alleen minder kosten, maar ook minder administratieve overlast en arbeid, meer output en meerwaarde in de kwaliteit van services.

Administratieve stroomlijning is een multidisciplinair gebeuren. De administratieve dienstverlening optimaliseren leidt in de praktijk immers tot verbeterprojecten waarin tegelijkertijd op meerdere vlakken (infrastructuur, personeel, financiën, ICT, communicatie, …) bepaalde veranderingen worden doorgevoerd.

Belangrijke verwezenlijkingen

Er werden nieuwe technologische werkomgevingen ingevoerd, zoals Peoplesoft en Blackboard. De Departementen ICT en Onderwijs ontwikkelden het Studenteninformatiesysteem Antwerpen (SisA), een digitaal administratief systeem met een uitgebreide selfservice module, dat studenten, docenten en medewerkers helpt bij het administratief beheer van de studieloopbaan. Verder lanceerde het Departement Financiën het Automated Invoice Management en het elektronisch bestelplatform. Het Departement Personeel ontwikkelde een volledig vernieuwde elektronische sollicatieprocedure en een module om een elektronisch curriculum vitae op te bouwen. Ook het beheer van de interne mandaten en lidmaatschappen werd geautomatiseerd en er staat een geheel nieuw systeem voor het derdenbeheer in de steigers.

Maar er is meer. Duurzame modernisering van de administratie beperkt zich niet tot grote organisatiebrede projecten, maar betekent ook – en vooral  – aandacht voor ‘quick wins’: kleine veranderingen met een groot verbetereffect, zoals bijvoorbeeld een beter toegankelijke en gecombineerde vergaderkalender of een elektronische nieuwsbrief voor interne berichten.

Bij het uitwerken van veranderingen redeneren we altijd vanuit de klant: streven naar concrete meerwaarde voor degenen voor wie de administratieve dienstverlening bedoeld is. Excelleren door kwaliteit,… dát is wat we beogen.

In elk van deze projecten neemt de eigenaar van een administratief proces, de bevoegde dienst, vaak in samenwerking met andere entiteiten, het voortouw.  Op dit elan gaan we resoluut voort. We dromen nog van een beter elektronisch documentbeheer en archief (een echte paperless university) en van het sneller en doelgerichter ontsluiten van informatie naar de verschillende gebruikers en doelgroepen toe.

Mentaliteitsverandering

Wat administratieve stroomlijning vooral beoogt is een mentaliteitsverandering: kritisch kijken naar de dingen die we dagelijks doen (en de manier waarop), alert zijn voor al wat overlast creëert, verbeteringen zien en die kansen ook grijpen. Administratieve vereenvoudiging is geen bijkomstigheid, maar een cruciale succesfactor voor de dagelijkse werking van de organisatie. Organisatiebreed denken, de actieve inbreng van alle stakeholders en een vraaggestuurde aanpak zijn daarbij essentieel.

Contact

Universiteit Antwerpen Prinsstraat 13
2000 Antwerpen
Tel. +32 3 265 41 11
Fax +32 3 265 44 20