Hoe vraag je een elektronisch formulier aan?

Volg deze stappen:

Stap 1: stel het formulier op

Bekijk welke informatie het inschrijvingsformulier moet bevatten, en bereid samen met de webeditor van je website een pagina voor met alle informatie over het event. De link naar het formulier kan je dan toevoegen aan deze pagina. Let erop dat alle informatie over je event op de website van UAntwerpen staat, en dat je enkel doorlinkt naar het formulier voor de inschrijvingen. Bij elke communicatie over het event link je eerst door naar de webpagina op uantwerpen.be.

 

Stap 2: doe een online aanvraag

Je vraagt het nieuwe formulier aan: dien je aanvraag online in 

Doe dit minstens 5 werkdagen voor het formulier online gepubliceerd moet worden.

Zorg ervoor dat je beschikt over alle nodige gegevens vooraleer je met de online aanvraag start:

  • Een Word-document met daarin: 
    het definitief overzicht van alle velden die je nodig hebt in het formulier met 
    aanduiding welke velden verplicht zijn en
    de tekst die bij de invulvelden moet komen (zie ook Hoe een formulier opstellen).
     
  • De namen van de medewerkers die toegang moeten hebben tot de Excel-gegevens van het formulier.
     
  • Naam en contactgegevens van de dienst of persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van de persoonsgegevens. Dit komt in de privacyverklaring onder het formulier (zie ook formulieren en privacy).
     
  • Een einddatum van publicatie: na deze datum verschijnt een meldng dat de inschrijvingen afgesloten zijn.

 

Stap 3: testen en aanpassen

  • E-Campus maakt een eerste testversie van het formulier en stuurt je de link door zodat je het formulier kan uittesten.
  •  Indien nodig past E-Campus het formulier aan.

Stap 4: een formulier wijzigen

Wijzigingen aan een bestaand formulier geef je door via het online aanvraagformulier

E-Campus voert de nodige wijzigingen uit en neemt daarna contact met je op.

Stap 5: publicatie

  • Het formulier wordt gepubliceerd. Zorg dat er een einddatum is ingesteld, zodat het formulier offline gaat als de inschrijvingsperiode afgesloten is.
     
  • Het formulier staat gepubliceerd op een andere omgeving dan de website. Je legt vanuit je webpagina een link naar het formulier.
     
  • Zorg dat alle info over het event gepubliceerd staat op je webpagina, en leg vanuit nieuwsbrieven, uitnodigingen en kalenderitems altijd de link naar deze webpagina. Nooit meteen naar het formulier linken, want dan komen mensen helemaal in een andere context terecht.