Hieronder vind je alle mogelijkheden die een webformulier kan bieden.

Houd je bij het opstellen van een formulier zeker ook aan de richtlijnen van de privacywetgeving.

Velden

Geef in een Word-document aan welke velden je nodig hebt in het formulier: bijschrift bij veld + soort veld (bv datumveld, meerkeuzeveld, gewoon invulveld, drop-down …).

Duid ook aan welke velden verplicht zijn (met een *) en welke niet.

Het is mogelijk om – afhankelijk van wat ingevuld wordt in een bovenliggend veld – andere velden te laten verschijnen. Geef dit duidelijk aan.

Veldsoorten:

  • Gewoon tekstvak – klein (één regel) (evt. maximaal aantal tekens)

     
  • Gewoon tekstvak – groot (verschillende regels, bv voor bijkomende opmerkingen)

  • Datumveld

     
  • Drop-down keuzemenu (slechts één keuze mogelijk) Voorbeeld:
  • Radiobuttons keuzemenu (slechts één keuze mogelijk) Voorbeeld:

     
  • Aanvinkvakjes (meerdere keuzes mogelijk) Voorbeeld:


Voorbeeld eenvoudig formulier:

Bijschrift bij veld

Veldsoort

Naam*

Tekst - klein

Voornaam*

Tekst - klein

Geboortedatum

Datumveld

E-mailadres

Tekst - klein

Ben je: student, personeelslid, alumni …

Radiobuttons (één keuze)

Duidt aan welke sessies je zult volgen:

- Sessie 1

- Sessie 2

- …

Aanvinkvakjes (meerdere keuzes mogelijk)

Neem je deel aan het diner? Ja / Neen

Radiobuttons (één keuze)

Indien ja verschijnt een volgende vraag:

Duidt aan welk menu je wenst:

  • Menu A
  • Menu B

 

Drop-down (één keuze)

Bevestiging

Telkens een bezoeker het formulier invult, krijgt hij een bevestiging op zijn scherm te zien. Deze bevestiging wordt ook via e-mail verstuurd naar de invuller én naar de verantwoordelijke van het formulier. In deze bevestigingsmail kan extra informatie worden gegeven en wordt het overzicht getoond van de ingevulde gegevens. Strikt gezien is het niet noodzakelijk dat de verantwoordelijke een bevestigingsmail ontvangt, maar wij raden dit ten stelligste aan, aangezien het een extra controle geeft op de ingevulde gegevens.

Extra opties:

  • Bevestigingsmail wordt verstuurd naar meerdere e-mailadressen
  • Bevestigingsmail wordt verstuurd naar een ander e-mailadres, afhankelijk van gegeven antwoorden in het formulier

In het onderwerp van de mail kunnen velden uit het formulier getoond worden.

Afsluiten formulier

Geef steeds een einddatum mee, dan wordt het formulier automatisch afgesloten. Er verschijnt dan een boodschap op het scherm. De ingevulde gegevens kunnen ondertussen nog wel geraadpleegd worden via de website (na inloggen).

Na afloop van het evenement verwijder je ook de webpagina waarop het formulier stond (zie handleiding website pg. 70: 'Pagina's verwijderen'). Zo verdwijnen alle ingevulde gegevens van de website en vermijden we dat onze website een verzamel'bak' wordt voor allerlei oude inschrijvingslijsten.

De persoonsgegevens van de deelnemers mogen immers niet langer bijgehouden worden dan strikt noodzakelijk voor het doel van de gegevensverzameling.

Je kan natuurlijk wel bijhouden in je eigen administratie wie zich heeft geabonneerd op de nieuwsbrief of verder op de hoogte wil gehouden worden (zie puntje over 'opt-in' bij het hoofdstuk over privacy).