Shadow IT: een risico of dé motor tot innovatie?

Voorbeeld van een masterproef

Werknemers in bedrijven doen in de praktijk zeer veel beroep op shadow IT, het gebruik van IT-programma’s die niet voorzien zijn door het IT-departement.

Shadow IT is een veelvoorkomend fenomeen in het bedrijfsleven. Omdat het IT-departement vaak de tijd niet heeft om te voorzien in alle noden van de organisatie, doen werknemers beroep op systemen die ze zelf bouwen, extern verkrijgen of gratis publiek beschikbaar zijn. Dat kan gaan van eenvoudige Excel-sheets tot geavanceerde cloudtoepassingen.

Momenteel is er nog geen consensus over hoe een bedrijf exact met dergelijke shadow IT moet omgaan. Dus besloten HIB-studentes Maété Vandekeybus en Annelies Verbruggen er zich in te verdiepen als masterproefonderwerp. Ze doken in de bestaande academische literatuur en namen verschillende interviews af met werknemers van grote Belgische bedrijven en consultants.

Maété: “Shadow IT kan leiden tot meer efficiëntie en automatisatie van repetitieve taken, tot meer innovatie en creativiteit, en het kan zorgen voor meer flexibiliteit.”

Maar er zijn ook nadelen en risico’s verbonden aan shadow IT. Annelies: “Denk aan de mogelijkheid op bijvoorbeeld het lekken van confidentiële of persoonsgebonden data. Daarnaast wordt shadow IT niet onderhouden door het IT-departement en worden er doorgaans geen back-ups van gemaakt. Op bedrijfskundig vlak is shadow IT minder controleerbaar, zijn de verantwoordelijkheden minder duidelijk en doorgaans onvoldoende gedocumenteerd.”

De onderzoeksters merken op dat steeds meer bedrijven evolueren naar een user-oriented beleid en raden dat ook zelf aan organisaties aan. “Bij dergelijke aanpak wordt shadow IT toegelaten, maar wordt een goede ondersteuning door het IT-departement voorzien. Zo combineer je eigenlijk de voordelen van shadow IT, met voldoende afdekking van de risico’s. Aangezien shadow IT zeer moeilijk volledig te vermijden is, lijkt dat de meest aangewezen optie.”