Privacyreglement

Artikel 1: Begripsbepalingen

• Samen of Solo: Een dataverzamelingsproject over levenskeuzes en sociale netwerken van (jong)volwassenen in Vlaanderen.
• Projectcoördinator: Prof. dr. Dimitri Mortelmans. Deze heeft de dagelijkse leiding van het Samen of Solo onderzoek.
• Veldwerkcoördinatoren: Prof. dr. Elke Claessens en prof. dr. Dries Van Gasse. Zij staan in voor de coördinatie van activiteiten die verband houden met de voorbereiding van het veldwerk en rechtstreekse samenwerking met het onderzoeksbureau dat instaat voor de dataverzameling.
• Onderzoeksteam: De aan de Universiteit Antwerpen tewerkgestelde onderzoekers die werkzaamheden verrichten in het kader van het Samen of Solo onderzoek.
• Onderzoeksbureau: Ipsos. Dit is een aan de Universiteit Antwerpen externe organisatie de instaat voor de eigenlijke uitvoering van de dataverzameling.
• Interviewer: Persoon verbonden aan Ipsos die een respondent persoonlijk bevraagt via een face-to-face diepte-intverview.
• Respondenten: Alle personen bij wie in het kader van het Samen of Solo onderzoek gegevens worden verzameld.
• Survey: De online bevraging van respondenten in het Samen of Solo onderzoek. Er worden twee online bevragingsrondes voorzien, waarbij respondenten bij de eerste ronde kunnen aangeven of ze willen uitgenodigd worden voor de tweede ronde, zonder deelnameverplichting.
• Interview: De mondelinge bevraging van respondenten in het Samen of Solo onderzoek. Er worden twee mondeling bevragingsrondes voorzien, waarbij respondenten bij de eerste ronde kunnen aangeven of ze willen uitgenodigd worden voor de tweede ronde, zonder deelnameverplichting.
• Referentierespondent: Een individu die op toevallige wijze getrokken werd uit het Rijksregister en zodoende behoort tot de bruto sample van het Samen of Solo onderzoek.
• Persoonsgegevensbestand: Het geheel van de tijdens het Samen of Solo onderzoek verkregen en bewerkte persoonsgegevens van respondenten vanuit het Rijksregister (waaronder contactgegevens).
• Centrale gegevensbestand: Het volledige gegevensbestand, bestaande uit geanonimiseerde persoonsgegevens vanuit het Rijksregister (m.u.v. contactgegevens) en gegevens afkomstig uit het bevraging.
• Gebruikersbestand: Het geanonimiseerde databestand dat openbaar ter beschikking wordt gesteld voor (wetenschappelijk) onderzoek. Dit bestand bevat uitsluitend gegevens uit de bevraging, die verder niet herleidbaar zijn tot individuele personen of aan personen gelieerde praktijken.

Artikel 2: Uitgangspunten ten aanzien van de bescherming van gegevens

Het onderzoeksteam van Samen of Solo is er van overtuigd dat alle maatregelen moeten worden genomen om de bevraging te laten verlopen in overeenstemming met de wetgeving op de bescherming van de privacy. Bovendien is het onderzoeksteam de mening toegedaan dat een zorgvuldig beheer van de gegevens met de nodige waarborgen op bescherming van de privacy alleen maar de kwaliteit van de bevraging en de respons ten goede kan komen.

In het gebruikersbestand zijn identificatiegegevens uitsluitend in gecodeerde vorm aanwezig (bv. via een cijfercode voor het ID nummer of een andere niet tot individuen herleidbare aanduiding). De verantwoordelijkheden voor feitelijk beheer van en toegang tot de gegevensverzameling door het onderzoeksteam is schriftelijk vastgelegd (zie artikel 3 en 4). Het onderzoeksteam draagt bovendien zorg voor een optimaal niveau van beveiliging (zie artikel 5) en is ervoor verantwoordelijk dat de respondenten hun rechten kunnen uitoefenen (zie artikelen 8, 9, 10, 11 en 12).

Artikel 3: Verantwoordelijkheid voor gegevensverzameling en gegevensverwerking

Het onderzoeksteam is verantwoordelijk voor de tijdens het Samen of Solo onderzoek verzamelde en bewerkte gegevens, alsook de dagelijkse zorg voor en het beheer van de gegevensverzameling en gegevensbewerking. Het onderzoeksteam leeft de wettelijke regels en de voorschriften uit dit privacyreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer te allen tijde nauwkeurig na.

Artikel 4: Toegang tot de gegevensverzameling

Het persoonsgegevensbestand is gedurende de periode dat de gegevens worden verzameld slechts toegankelijk voor het onderzoeksbureau in het kader van contactname met de referentierespondenten. Leden van het onderzoeksbureau met toegang tot het persoonsgegevensbestand hebben op geen enkel moment toegang tot het centrale gegevensbestand, om de mogelijke koppeling tussen persoonsgegevens en bevragingsgegevens en de identificatie van respondenten te vermijden.

Het centrale gegevensbestand is gedurende de periode dat de gegevens worden verzameld slechts toegankelijk voor leden van het onderzoeksbureau die geen toegang hebben tot het persoonsgegevensbestand, de projectcoördinator, de veldwerkcoördinatoren en – in zover dit nodig is voor kwaliteitscontroles en opvolging – de leden van het onderzoeksteam. Na afloop van de gegevensverzameling wordt dit bestand bij de projectcoördinator op beveiligde wijze bewaard.

Uitzonderlijke toegang tot het centrale gegevensbestand (anders dan door de personen genoemd in artikel 4.2) is slechts mogelijk na ondertekening van een schriftelijke verklaring, waarin de betreffende persoon zich verbindt tot geheimhouding en op geen enkele wijze in strijd te handelen met het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer van diegenen van wie gegevens worden verzameld en verwerkt.

Na de volledige afronding van het veldwerk en de nodige data-cleaning worden alle gegevensbestanden (persoons en centraal), ingewonnen informatie en de eventuele kopieën van de bestanden op vraag van de projectcoördinator door het onderzoeksbureau vernietigd. Het onderzoeksbureau meldt schriftelijk aan de projectcoördinator wanneer en hoe deze gegevensbestanden vernietigd zijn.

Volgende maatregelen worden voorzien om de fysische en logische band tussen de persoons- en bevragingsgegevens te beschermen en naderhand te vernietigen:

• Aan elke referentierespondent wordt een willekeurig nummer toegekend;
• Bij het binnenkomen van bevragingsgegevens worden de antwoorden van de respondent gescheiden van de persoonsgegevens (o.a. naam, geslacht, leeftijd, adres) en wordt aan elke bevraging een willekeurig nummer toegekend;
• De concordantielijst tussen beide nummers (i.e. het nummer van persoonsgegevens enerzijds en het nummer van de antwoorden uit de bevraging anderzijds) wordt toevertrouwd aan de Data Protection Officer (DPO), Dhr. Koen Pepermans, beleidsmedewerker Faculteit Politieke en Sociale Wetenschappen aan de Universiteit Antwerpen;
• De concordantielijst wordt enkel gebruikt door de DPO om een update van overlijdensgegevens op te vragen in functie van de opvolgbevraging, alsook de gegevens uit de opvolgbevragingen te koppelen aan die van de eerste bevragingen;
• Na afloop van de opvolgbevragingen worden alle persoonsgegevens, alsook de concordantielijst, vernietigd.

Naast het centrale gegevensbestand worden gebruikersbestanden gecreëerd, voorzien van een codeboek. Gebruikersbestanden bevatten alleen bevragingsgegevens en zijn volledig geanonimiseerd, zodanig dat de gegevens niet herleidbaar zijn tot individuele personen of aan personen gelieerde praktijken.

Wanneer de gedragscode ter bescherming van de persoonlijke gegevens van de respondenten door het onderzoeksteam, onderzoeksbureau of interviewers niet wordt nageleefd, treft de projectcoördinator naargelang de inbreuk een administratieve of disciplinaire sanctie. 

Artikel 5: Beveiliging

De projectcoördinator treft alle technische en organisatorische maatregelen noodzakelijk voor een optimale beveiliging van de gegevensverzameling, zodat toegang door onbevoegden uitgesloten is. De op grond van artikel 4.2 genoemden hebben slechts toegang tot de gegevensverzameling via een alleen hen bekend wachtwoord.

Artikel 6: Surveys en interviews

Het onderzoeksteam draagt de verantwoordelijkheid voor de contactlegging met potentiële respondenten, het houden van surveys en interviews, en het eventueel op andere wijze verzamelen van gegevens bij de respondenten, alsook voor de bewerking van aldus verkregen gegevens.

Het onderzoeksteam kan de uitvoering van de in artikel 6.1 genoemde werkzaamheden aan een of meer externe onderzoeksbureaus of onderzoekers delegeren.

Diegenen die de gegevens daadwerkelijk verzamelen, zij via een survey dan wel via een interview, dienen een schriftelijke verklaring te ondertekenen waarin zij zich verplichten tot geheimhouding, tot het in acht nemen van de regels betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het vermijden van iedere dwang op de respondenten.

Aan een referentierespondent zal tijdens de eerste survey de naam en het e-mailadres van een persoon uit het sociale netwerk gevraagd worden, m.u.v. van een referentierespondent die volgens het Rijksregister wordt geïdentificeerd als samenwonend met een partner.

Aan een referentierespondent die in de eerste survey aangeeft gepartnerd te zijn (m.u.v. van een referentierespondent die volgens het Rijksregister wordt geïdentificeerd als samenwonend met een partner), wordt gevraagd de naam en het e-mailadres van deze partner aan te leveren. Aan een referentierespondent die in de eerste survey aangeeft niet gepartnerd te zijn, wordt gevraagd de naam en het e-mailadres van de zelf-geïdentificeerde beste vriend aan te leveren.

Een partner dan wel beste vriend van iedere referentierespondent wordt uitgenodigd deel te nemen aan het Samen of Solo onderzoek, zonder deelnameverplichting. Voor partners van referentierespondenten die geïdentificeerd werden bij de steekproeftrekking uit het Rijksregister, verloopt deze uitnodiging via brief op hetzelfde adres als de referentierespondent. Voor andere partners en beste vrienden verloopt de uitnodiging via e-mail.

Voorafgaand aan een survey of interview wordt op heldere wijze - schriftelijk dan wel mondeling - voorlichting verstrekt over de doelstelling en de inhoud van de bevraging, de verzekering van de anonimiteit van de respondent, de vertrouwelijke behandeling van de antwoorden, vrijwilligheid van deelname en dat er geen gevolgen verbonden zijn aan een weigering tot deelname. Ook moet duidelijk worden meegedeeld dat deelname aan de bevraging steeds de mogelijkheid openlaat om op afzonderlijke vragen geen antwoord te geven.

Bij een interview moet er bij aanvang aan de respondenten worden verteld als er opnameapparatuur wordt gebruikt, tenzij deze in een openbare ruimte wordt gebruikt. Als een respondent dat wenst, moet het onderzoeksmateriaal of een toepasselijk deel ervan worden vernietigd of uitgewist. De anonimiteit van de respondent moet worden gegarandeerd.

De interviewer legt, alvorens het interview af te nemen, een brief voor aan de respondent waarin deze om de uitdrukkelijke toelating vraagt om deel te nemen aan het interview en waarin bondig bovenstaande elementen worden hernomen. De respondent wordt gevraagd naar een schriftelijke toestemming en krijgt een kopie van de toestemming die hij/zij heeft ondertekend.

De projectcoördinator en de veldwerkcoördinatoren houden toezicht op het handelen van de medewerkers van het onderzoeksbureau.

Artikel 7: Actieve voorlichting

De projectcoördinator en de veldwerkcoördinatoren dragen de zorg voor toegankelijke voorlichting aan de respondenten en anderen betrokken bij het onderzoek over de opzet, onderdelen en doelstelling van het Samen of Solo onderzoek, alsook over de hoofdpunten van dit privacyreglement en over de wijze waarop betrokkenen nadere informatie kunnen verkrijgen.

Artikel 8: Informatie op verzoek

Respondenten en anderen betrokken bij het onderzoek kunnen zich wenden tot het onderzoeksteam met vragen om nadere informatie, en dit via de projectcoördinator. Het privacyreglement is kosteloos te verkrijgen bij de projectcoördinator of bij het onderzoeksbureau. Tevens is het privacyreglement via de Samen of Solo website te raadplegen.

Artikel 9: Afschriften

Op schriftelijk verzoek van een respondent verstrekt het onderzoeksteam een overzicht van de over hem/haar in het kader van het onderzoek vastgelegde gegevens. Het verzoek van de betrokkene dient gericht te zijn aan de projectcoördinator of de veldwerkcoördinatoren.

Artikel 10: Verwijdering

Op schriftelijk verzoek van een respondent of van diens wettelijke vertegenwoordiger worden de door hem/haar in het kader van de bevraging verzamelde gegevens, alsook persoonsgegevens verkregen vanuit het Rijksregister vernietigd. Het verzoek van de betrokkene dient gericht te zijn aan de projectcoördinator, de veldwerkcoördinatoren of het onderzoeksbureau.

Artikel 11: Verbetering of aanvulling

Na schriftelijk verzoek van een respondent bij de projectcoördinator, de veldwerkcoördinatoren of het onderzoeksbureau, worden persoons- en/of bevragingsgegevens verbeterd of aangevuld indien deze feitelijk onjuist zijn. Dit geldt ook indien de gegevens voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake zijn. Het verzoek van de betrokkene gebeurt schriftelijk en bevat de aan te brengen wijzigingen.

Artikel 12: Eerste klachten opvang

Respondenten kunnen zich te allen tijde met vragen en klachten schriftelijk wenden tot de projectcoördinator en de veldwerkcoördinator en schriftelijk of telefonisch tot het onderzoeksbureau. Deze reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen twee weken.

Artikel 13: Klachtenbehandeling

Iedere bij het onderzoek betrokkene kan de gegevensbeschermingsautoriteit Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer verzoeken een onderzoek naar gegevensverwerking in te stellen, zoals vastgelegd in de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Indien u van mening bent dat uw gegevens foutief behandeld worden, kan u klacht neerleggen bij de gegevensbeschermingsautoriteit via https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

De zetel van de Commissie bevindt zich te Drukpersstraat 34, 1000 Brussel (contact@adp-gba.be).

Artikel 14: Slotbepaling

Dit privacyreglement treedt in werking op 1 januari 2025.