Side header image

Online solliciteren bij de Universiteit Antwerpen

Hier vind je een antwoord op veelgestelde vragen over online solliciteren aan de Universiteit Antwerpen.

Niet het antwoord gevonden dat je zocht? Neem dan contact op met jobs@uantwerpen.be.    

Het sollicitatieplatform

Zodra je op de jobsite van de Universiteit Antwerpen een vacature gevonden hebt waarop je wilt solliciteren, word je doorverwezen naar het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen.

Na je registratie als nieuwe gebruiker (of na aanmelden) kan je op het online sollicitatieplatform

  • functies zoeken en bekijken;
  • job alerts instellen (= notificaties bij nieuwe vacatures);
  • online solliciteren op een openstaande vacature;
  • je sollicitaties en accountgegevens zelf beheren.

Uiteraard respecteren we bij elke sollicitatie je privacy als sollicitant (zie ook verder).

Registratie als nieuwe gebruiker

Om te kunnen solliciteren en alle tools van het sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen te kunnen gebruiken, dien je je eenmalig als nieuwe gebruiker te registreren. Dat gaat snel. Kies een gebruikersnaam, wachtwoord en vervolledig je account- en adresgegevens. Om je account aan te maken, moet je akkoord gaan met de algemene voorwaarden. Daarin vind je ook informatie over hoe de Universiteit Antwerpen je privacy als sollicitant beschermt.

  • Kan ik mij rechtstreeks aanmelden op het online sollicitatieplatform?

Zodra je je als nieuwe gebruiker geregistreerd hebt, kan je je rechtstreeks aanmelden op het online sollicitatieplatform. Met jouw account kan je je zowel aanmelden op het sollicitatieplatform voor het academisch personeel (ZAP, AAP, BAP) als het sollicitatieplatform voor het administratief en technisch personeel (ATP). Je kan vanop beide platformen job alerts instellen, je accountgegevens aanpassen, … Daarover vind je hieronder meer informatie. 

Functies zoeken

  • Hoe kan ik mijn zoekopdracht verbeteren?

Gebruik deze zoektips om je zoekopdracht te verfijnen:

  • Uitdrukkingen: plaats dubbele aanhalingstekens rond woorden (bijvoorbeeld: “elk gewenst woord”) om naar een woordgroep in exact die woordvolgorde te zoeken;
  • Alle woorden: geef met een ampersand (&) aan dat alle woorden in het resultaat moeten voorkomen (bijvoorbeeld: documenten & rapporten);
  • Willekeurige woorden: geef met een pijpteken (|) aan dat minstens één van de woorden in het resultaat moet voorkomen (bijvoorbeeld: eindejaarsrapport | rapport);
  • Gedeeltelijke zoekreeksen: gebruik een asterisk (*) om naar gedeeltelijke zoekreeksen te zoeken (bijvoorbeeld: met document* worden woorden opgehaald die beginnen met document, zoals documenten, documentaire en documentatie).
     
  • Kan ik mijn zoekopdracht bewaren?

Ja, dat kan, via de optie ‘zoekopdracht opslaan’ in het scherm ‘functies zoeken’. Meer informatie daarover vind je ook in de rubriek ‘job alerts instellen’.

Job alerts instellen

  • Kan ik op de hoogte gehouden worden van nieuwe vacatures?

Ja, dat kan. Bij het scherm ‘functies zoeken’ kan je je zoekopdracht opslaan en een naam geven. Je kan via deze weg ook ineens aanduiden of je via e-mail meldingen wenst te ontvangen over nieuwe functies die aan je criteria voldoen (zgn. job alerts).

  • Hoe kan ik een job alert verwijderen?

Je kan een job alert verwijderen door je bewaarde zoekopdracht te bewerken, via ‘mijn opgeslagen zoekopdrachten’ en het knopje met het pijltje rechts. Daar kan je de optie afvinken om e-mails te ontvangen over nieuwe functies die aan de zoekcriteria voldoen. Je kan hier eveneens kiezen om de zoekopdracht volledig te verwijderen. Job alerts blijven maximum één jaar geldig, nadien worden ze automatisch verwijderd.

Online solliciteren

  • Kan ik spontaan solliciteren?

De Universiteit Antwerpen werft aan op basis van concrete, openstaande posities. Daarom kunnen we geen gevolg geven aan spontane sollicitaties. We raden je steeds aan om gericht te solliciteren voor een specifieke vacature. Alle openstaande vacatures vind je op de jobsite van de Universiteit Antwerpen en op het online sollicitatieplatform. Je kan wel via job alerts op de hoogte gehouden worden van functies die aan jouw zoekcriteria voldoen. Meer informatie over spontaan solliciteren kan je hier terugvinden.

  • Moet ik mijn sollicitatie in één keer afwerken?

Nee, je kan je sollicitatie ook tussentijds bewaren en er op een later tijdstip aan verder werken. Je kan dit door rechts bovenaan het scherm op de drie puntjes te klikken. Dan krijg je de optie ‘opslaan als concept’. Deze bewaarde, maar nog niet ingediende sollicitatie verschijnt dan in het overzicht van je sollicitaties onder de rubriek ‘mijn sollicitaties’, die je terugvindt op de startpagina van het online sollicitatieplatform. Zolang de sollicitatiedeadline nog niet verstreken is, kan je je sollicitatie bewerken via het pijltje.

  • Moet ik mijn gegevens bij elke nieuwe sollicitatie opnieuw invullen?

Nee, als je solliciteert binnen hetzelfde sollicitatieplatform (platform voor academisch personeel en platform voor administratief en technisch personeel) worden je gegevens bewaard voor volgende sollicitaties. Solliciteer je via het andere sollicitatieplatform worden een deel van je gegevens bewaard. Kijk bij elke nieuwe sollicitatie grondig je ingevulde gegevens na en vul aan waar nodig.

  • Wat wordt er gevraagd in het online sollicitatieformulier?

Het sollicitatieformulier bestaat uit verschillende stappen die we hieronder in detail toelichten. Afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert kan het sollicitatieformulier een andere vorm hebben. Het is dus mogelijk dat niet elke van de hieronder beschreven stappen in je sollicitatieformulier aan bod komt.

Opgelet, je zal in het sollicitatieformulier verschillende soorten antwoordvelden tegenkomen. Bij sommige velden dien je een keuze te maken uit een lijst met antwoordopties. Deze velden kan je herkennen aan het vergrootglas naast het invulveld. Indien je hier een eigen tekst invult, zal het systeem dit niet aanvaarden en krijg je een foutmelding. Verwijder dan eerst de tekst en klik vervolgens op het vergrootglas, waarna je in de lijst je keuze maakt.

Stap start

In stap ‘start’ krijg je meer uitleg over het sollicitatieformulier.

Stap kwalificaties

In stap ‘kwalificaties’ vragen we informatie op over je studies en je werkervaring. Het is belangrijk om deze gegevens zo accuraat mogelijk in te vullen. Daarnaast peilen we o.a. naar je onderzoekers-ID’s (voor academische functies), je ICT-kennis, je taalvaardigheden en naar referenties die we mogen contacteren.

  • Er wordt gevraagd mijn onderzoeker-ID’s toe te voegen (voor academische functies). Wat wordt daarmee bedoeld?

Onderzoeker-ID’s (of researcher identifiers) zijn systemen die helpen om wetenschappelijke auteurs, met soms dezelfde naam of initialen, van elkaar te onderscheiden. Hierdoor kan research output aan de juiste persoon gekoppeld worden. Kies uit de lijst het type ID (identifier) dat voor jou van toepassing is. Voeg voor elk gekozen type ID telkens je unieke identificatie toe. Dat kan een identificatienummer, URL … zijn. Het format kan er als volgt uit zien:

  • Researcher ID : x-xxxx-xxxxx
  • Scopus ID: xxxxxxxxxxx
  • ORCID:  xxxx-xxxx-xxxx-xxxx 
  • Researchgate: https://www.researchgate.net/profile/naam_achternaam
  • Ik heb mijn diploma nog niet behaald. Is dat een probleem?

Nee, je kan ook studies die nog niet afgerond zijn vermelden bij je studiehistoriekOnder ‘Diploma behaald’ kan je aanduiden dat het over een nog lopende opleiding gaat. Je dient wel een te verwachten einddatum in te vullen. Let op, wanneer er bij een vacature expliciet een bepaald diploma gevraagd wordt, dan moet je tegen de startdatum van de functie wel in het bezit zijn van dat diploma.

  • Ik moet het type opleiding specifiëren bij mijn studiehistoriek. Wat wordt daarmee bedoeld?

Je dient het opleidingsniveau te kiezen dat van toepassing is: 1. Hoger beroepsonderwijs HBO5 (een beroepsgerichte opleiding in dag- of avondonderwijs net onder het niveau van professionele bachelor, meestal twee jaar); 5. Secundair onderwijs; 6. Andere opleiding (kandidaturen, postgraduaten of andere opleidingen die buiten de opgesomde categorieën vallen).

  • Er wordt bij studiehistoriek gevraagd naar resultaat / graad van verdienste. Wat wordt daarmee bedoeld?

Bij het behalen van je diploma krijg je (o.a. bij bachelor- en masteropleidingen aan Vlaamse hogescholen en universiteiten) als student vaak een graad van verdienste toegekend op basis van het eindtotaal dat je behaald hebt: geslaagd met voldoening, geslaagd met onderscheiding, geslaagd met grote onderscheiding, geslaagd met grootste onderscheiding enz. Heb je geen graad van verdienste gekregen, maar een andere beoordelingsschaal, cijfer, letter, …? Voeg die info dan toe of vermeld ‘niet van toepassing’.

  • Ik heb nog geen werkervaring. Is dat een probleem?

Nee. Je kan hier ook relevante ervaringen als jobstudent, stages, vrijwilligerswerk … vermeldenHeb je nog geen enkele werkervaring, vul dan bij alle verplichte velden ‘geen werkervaring’ in.  Het tewerkstellingspercentage zet je vervolgens op ‘100’ en als begindatum noteer je de datum waarop je solliciteert.

  • Ik moet mijn tewerkstellingspercentage specifiëren bij mijn werkervaring, maar krijg een foutmelding.

Je kan enkel een numeriek getal ingeven (bv. 100 indien je voltijds werkt, 50 indien je halftijds werkt).  Indien je achter het getal een ‘%-teken’ schrijft, geeft het systeem een fout.  Verwijder dan het %-teken.  Ook kommagetallen worden niet aanvaard.

  • Er wordt bij taalvaardigheid gevraagd naar een ERK-certificaat. Wat is dat?

ERK staat voor Europees Referentiekader voor Vreemde Talen (in het Engels CEFR of CEF) en onderscheidt verschillende vaardigheidsniveaus van taalbeheersing: van beginner tot near-native. In totaal zijn er 6 niveaus: A1 en A2 voor basisgebruikers, B1 en B2 voor onafhankelijke gebruikers en C1 en C2 voor vaardige gebruikers. Heb je een ERK-certificaat behaald, vink dan je hoogst behaalde certificaat aan. Heb je (nog) geen certificaat behaald? Geen probleem, dan kan je deze opties open laten bij talenkennis.

  • Welke ICT-kennis moet ik vermelden?

Je hoeft enkel je kennis te vermelden van ICT-programma’s die je relevant lijken voor de functie.

  • Wordt een opgegeven referentie altijd gecontacteerd?

Wanneer referenties gevraagd worden in het vacaturebericht, is het niet zeker dat deze referentiepersonen ook effectief gecontacteerd zullen worden. Door de referentie toe te voegen, geef je de selectiecommissie wel de toestemming om contact op te nemen met de referentiepersonen, als de selectiecommissie dat wenst. Vooraleer je een referentie opgeeft, verwittig je de referentiepersoon best dat hij of zij gecontacteerd kan worden. Je kan indien je dat wenst of indien dat opgevraagd wordt in de vacaturetekst ook een referentiebrief als bijlage toevoegen bij stap ‘bijlagen’ van je sollicitatie.

Stap persoonlijke informatie

In stap ‘persoonlijke informatie’ vragen we een aantal persoonlijke gegevens op, die ons kunnen helpen om acties te ondernemen om de instroom en gelijke kansen van sollicitanten te optimaliseren.

  • Er wordt niet gevraagd naar mijn contactgegevens. Waar kan ik deze toevoegen?

In stap ‘beoordelen en indienen’ van je sollicitatie wordt gevraagd om alle gegevens te controleren. Onder ‘mijn contactgegevens’ wordt de informatie uit je registratie als nieuwe gebruiker overgenomen. Je kan hier je contactgegevens nog corrigeren, wijzigen of aanvullen, indien nodig.

  • Waarom wordt er geïnformeerd naar mijn relatie met UAntwerpen en het kanaal waar ik de vacature gevonden heb?

We verwelkomen alle sollicitanten, ongeacht of ze reeds bij de Universiteit Antwerpen gewerkt of gestudeerd hebben, of er connecties hebben.  Deze gegevens worden gebruikt voor statistische doeleinden, alsook voor initiatieven om gelijke kansen en de instroom van sollicitanten te optimaliseren.

Stap bijlagen

In stap ‘bijlagen’ kan je, als dat gevraagd wordt in de vacaturetekst of indien je dat wenst, bijlagen toevoegen.

  • Welke bijlagen moet ik toevoegen?

Enkel bijlagen die expliciet gevraagd worden in het vacaturebericht, dien je verplicht toe te voegen. Indien je dat wenst, kan je ook andere bijlagen toevoegen die je kandidatuur kunnen versterken (bijv. referentiebrief, behaald attest, …). Duid telkens aan om welke bijlagesoort het gaat; motivatiebrief, cv of andere bijlagen.

  • Moet ik een kopie van mijn diploma toevoegen?

Dat is niet nodig, tenzij dat expliciet gevraagd wordt in het vacaturebericht.

  • Moet ik rekening houden met een bepaald bestandsformaat voor bijlages?

Je kan alleen bestanden opladen in de volgende formaten: .doc, .docx, .odt, .pdf, .rtf en .txt.

  • Moet ik rekening houden met een maximaal aantal karakters voor bestandsnamen?

Ja, een bestandsnaam mag maximum 64 karakters tellen.

Stap beoordelen en indienen

In stap ‘beoordelen en indienen’ kan je je sollicitatie nakijken, je contactgegevens zo nodig aanvullen en vervolgens je sollicitatie indienen.

  • Hoe kan ik mijn opgeladen bijlages nakijken?

Je kan bijgevoegde bestanden openen via een link naar het opgeladen document, onder de rubriek (Cv (optioneel), Motivatiebrief of Bijlagen). Afhankelijk van je webbrowser zal een venster verschijnen waarin gevraagd wordt pop-ups toe te staan. Dat is nodig om het uiteindelijke document te kunnen bekijken.

Je sollicitaties en accountgegevens beheren

  • Kan ik mijn sollicitatie nog intrekken?

Zolang de sollicitatiedeadline van de vacature nog niet verstreken is, kan je je sollicitatie steeds terug intrekken onder ‘mijn sollicitaties’, via de startpagina van het online sollicitatieplatform. Daar krijg je een overzicht van al jouw sollicitaties. Bij de sollicitaties waarvan de vacature nog open staat, zie je de optie ‘terugtrekken’. Indien je jouw sollicitatie wenst in te trekken nadat de sollicitatiedeadline verstreken is, kan je contact opnemen met jobs@uantwerpen.be.

  • Ik heb mijn sollicitatie reeds ingediend, maar wil nog iets wijzigen. Kan dit?

Zodra je een sollicitatie hebt ingediend, kan je deze niet meer wijzigen. Je kan dan echter wel je volledige sollicitatie intrekken en in een aangepaste vorm opnieuw indienen, zolang de termijn van de vacature nog niet verstreken is. Dit kan via ‘terugtrekken’ onder ‘mijn sollicitaties’, via de startpagina.

  • Worden mijn gegevens na mijn sollicitatie bewaard?

Ja, je registratiegegevens worden bewaard zodat je in de toekomst kan blijven solliciteren en je sollicitaties en job alerts kan beheren. Ook de gegevens die je hebt ingevoerd in het online sollicitatieformulier worden tijdelijk bewaard, zodat je bij elke nieuwe sollicitatie niet opnieuw al je gegevens moet invoeren. Meer informatie hierover vind je in de algemene voorwaarden.

  • Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?

Hiervoor verwijzen we naar ons privacybeleid.

  • Kan ik mijn profiel verwijderen?

Meer informatie hierover vind je in de algemene voorwaarden.

Mijn privacy als sollicitant

  • Hoe beschermt de Universiteit Antwerpen mijn privacy?

Meer informatie over ons beleid voor de verwerking van gegevens van sollicitanten lees je hier. Daarnaast kan je ook de algemene privacyverklaring van de Universiteit Antwerpen erop nalezen.

  • Kom ik automatisch in een wervingsreserve terecht?

Nee. Je kan in een wervingsreserve opgenomen worden als de selectiecommissie na afloop van de selectieprocedure geoordeeld heeft dat je kwalificaties aansloten bij de vacature en je kandidatuur positief beoordeeld werd. In dat geval ontvang je als sollicitant informatie over je rangschikking (bv. gerangschikt op de eerste plaats, op de tweede plaats, op de derde plaats, enz.). Opgenomen worden in de werfreserve betekent niet dat je we automatisch zullen contacteren telkens wanneer er nieuwe of vergelijkbare vacatures geopend worden. We adviseren je om onze openstaande vacatures zelf mee in de gaten te houden en gericht te solliciteren als je interesse hebt in een functie. Als je op de hoogte wil blijven van nieuwe vacatures, kan je steeds een job alert instellen (zie hoger).