Dossierbeheerder - expert voor de onderzoeksgroep ECOSPHERE

Niet gevonden wat je zocht? Sla je zoekopdracht dan op en maak een job alert aan op de online sollicitatiemodule om automatisch op de hoogte te blijven van interessante toekomstige vacatures. Meer informatie kan je hier vinden.​

​

Departement: Departement Biologie
Regime Voltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. 

Het departement Biologie  van de Universiteit Antwerpen zoekt een voltijdse (100%) dossierbeheerder-expert voor de onderzoeksgroep ECOSPHERE.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten binnen de onderzoeksgroep ECOSPHERE waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve, logistieke en/of technische taken: beheer van onderzoeksprojecten, plaatsen en opvolgen van bestellingen, factureren van leveranciers, organiseren van studiedagen en congressen, boeken van transport en accommodatie voor onderzoekers, bestellen van catering, regelen van verzendingen.
• Je verzamelt en beheert data en informatie: beheren van onderzoeksbudgetten, financieel rapporteren van onderzoeksprojecten, opvolgen van personeelsdossiers en contracten, intern verrekenen van laboanalyses, opmaken van risicoanalyses voor nieuwe medewerkers en stagiairs.
• Je verstrekt correct informatie aan collega’s, klanten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze: onthaal van nieuwe medewerkers en bezoekers, verlenen van correct advies, opvolgen mailbox van de onderzoeksgroep.
• Je staat mee in voor de analyse, evaluatie en ondersteuning van het beleid en/of beleidsvoering vanuit jouw specifieke deskundigheid binnen de onderzoeksgroep ECOSPHERE: voorbereiden van en notuleren bij vergaderingen, op peil houden van vakkennis via opleidingen en infosessies.
• Je coördineert de werkzaamheden van meerdere toegewezen medewerkers, in overleg met de leidinggevende(n): coördineren van tijdsregistratie voor Europese projecten, verwerken van onkostennota’s.

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

Profiel

• Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor, of gelijkwaardige competenties door ervaring.
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie.
• Je beschikt over een specifieke kennis over nationale en internationale onderzoeksfinanciering.
• Je kan vlot overweg met Microsoft365.
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
• Je kan goed plannen en organiseren.
• Kennis van PeopleSoft en Oracle Financials is een pluspunt.

Aanbod

• We bieden je een benoeming in vast dienstverband als ambtenaar.
• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage. 
• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.
• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
• Je werkt grotendeels op Campus Groenenborger, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

Solliciteren?

• Je kan tot en met 19 mei 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg volgende bijlages toe:
  • een motivatiebrief
  • uitgebreid CV met relevante ervaring.
• De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure.
• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met prof. Gudrun De Boeck (woordvoerder van ECOSPHERE), gudrun.deboeck@uantwerpen.be.

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.