Organisatiestructuur - Steunpunt Goederen- en Personenvervoer (Mobilo)

De promotor-coördinator van het Steunpunt Goederen- en Personenvervoer heeft de rol van vertegenwoordiger en aanspreekpunt ten aanzien van de Vlaamse overheid in de rol van opdrachtgever. Zij is de schakel tussen het Steunpunt en de functioneel bevoegde Minister Mobiliteit en Openbare Werken. De Promotor-Coördinator heeft de expliciete opdracht om op vraag van de Beleidsraad het Steunpunt op die Beleidsraad te vertegenwoordigen. Zij oefent haar functie uit in overleg met het Dagelijks Bestuur (zie verder). Zij is verantwoordelijk voor de voortgang en evaluatie van het onderzoek over goederenvervoer. Zij zorgt voor de wetenschappelijke profilering en internationale uitstraling van het Steunpunt. Zij is verantwoordelijk voor de thema’s van de beleidspapers van het Steunpunt en voor de kwaliteit van het geleverde onderzoek. Zij organiseert en leidt de samenkomsten en activiteiten van de ‘Ideeëngenerator’ en verzorgt de contacten met de Stuurgroep. Zij treedt op als bemiddelaar bij conflicten tussen de partners binnen het Steunpunt.

De promotoren van MOBILO zijn verantwoordelijk voor de voortgang en evaluatie van het onderzoek over goederen- en personenvervoer. Zij zorgen voor de wetenschappelijke profilering en internationale uitstraling van het onderzoekscentrum. Zij zijn verantwoordelijk voor de thema’s van de beleidspapers van het onderzoekscentrum en voor de kwaliteit van het geleverde onderzoek. De promotoren hebben op regelmatige tijdstippen evaluatie- en functioneringsgesprekken met de medewerkers, samen met de onderzoeksdirecteur.

De onderzoeksdirecteur is verantwoordelijk voor de dagdagelijkse leiding van het Steunpunt MOBILO. De belangrijkste opdracht van de onderzoeksdirecteur is om binnen het Steunpunt de onderzoeksactiviteiten op te volgen, te begeleiden, te stimuleren en te coördineren. Zij is verantwoordelijk voor het jaarverslag, de tussentijdse voortgangsrapporten en het opzetten en begeleiden van processen van kwaliteitscontrole. Zo is zij verantwoordelijk voor de refereeing processen voor de beleidspapers en staat zij mee in voor de wetenschappelijke kwaliteit van het onderzoek. Zij plant stimulerende gesprekken met de onderzoekers en organiseert groepsdiscussies rond bepaalde thema’s of onderzoeksmethodes. In overleg met de promotor stuurt en begeleidt de onderzoeks-directeur de opleiding en training van de jongere medewerkers. Zij zorgt voor een goede werkverdeling. Zij zorgt voor contacten met andere Steunpunten. Zij is zelf ook actief betrokken bij het onderzoek van het Steunpunt.

Haar rol bestaat er ook in om de contacten met de beleidsvoerders zo vlot mogelijk te laten verlopen. Zij zorgt ervoor dat de vragen vanuit het beleid op de juiste manier en door de juiste medewerkers van het Steunpunt behandeld worden. Zij stuurt de processen voor de valorisatie van het onderzoek en zorgen voor de externe uitstraling van het Steunpunt.

Zij verzorgt de contacten tussen het Dagelijks Bestuur en de onderzoekers, bereidt vergaderingen voor, volgt ook de praktische afhandeling van de contracten met de overheid, andere opdrachtgevers en/of onderaannemers. Zij wordt bijgestaan door de administratieve secretaris.

Het secretariaat is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de agenda van de Steunpunt meeting en het Dagelijks Bestuur. De  secretaris notuleert tijdens deze vergadermomenten. Tevens is zij verantwoordelijk voor de financiële administratie, de publicatie van de beleidspapers en wetenschappelijk rapporten, het ontwikkelen van een huisstijl, de correspondentie, de praktische organisatie van seminaries, studiedagen en andere evenementen, up-to-date houden van de website, en andere praktisch ondersteunende taken.

De organisatie van het Steunpunt verloopt via drie belangrijke kanalen, met name de Steunpunt Meeting, het Dagelijks Bestuur en de Algemene Vergadering.

De Steunpunt Meeting verenigt alle leden van het Steunpunt op een informele manier, alsook andere onderzoekers van beide entiteiten. Op die manier zijn er synergieën mogelijk bij wetenschappelijk onderzoek. Ook met betrekking tot doctoraatsonderzoek is deze synergie belangrijk. Er wordt wekelijks gerapporteerd over de activiteiten van zowel Goederen- als Personenvervoer, belangrijke onderzoekspistes worden besproken en uitgezet, de belangrijkste resultaten van het Steunpunt worden voorgesteld. Eénmaal per jaar is deze meeting een open vergadering. Hiertoe worden de kabinetsleden, leden van de Administratie Mobiliteit en Openbare Werken uitgenodigd.

Het bestuur van het steunpunt wordt gedragen door het Dagelijks Bestuur. Het Dagelijks Bestuur staat in voor het operationeel beleid. Dit houdt onder meer in het definitief vastleggen of goedkeuren van alle documenten, verslagen en standpunten opgesteld resp. aangenomen namens het Steunpunt, en die krachtens de Beheersovereenkomst aan de bevoegde Minister, de Stuurgroep of enige andere derde moeten worden bezorgd of meegedeeld. Alle beslissingen die een wijziging inhouden van hetzij de Beheersovereenkomst, hetzij deze Samenwerkingsovereenkomst (met uitzondering van de Bijlagen) worden pas definitief na goedkeuring van de bevoegde vertegenwoordigers van de respectievelijke Instellingen.

Het Dagelijks Bestuur is als volgt samengesteld: de Promotor-Coördinator, de promotoren, de onderzoeksdirecteur en de senior researchers. Het Dagelijks Bestuur wordt voorgezeten door de Promotor-Coördinator. Bij tijdelijke of definitieve onbeschikbaarheid van de Promotor-Coördinator, wordt door de betrokkene een vervanger/ster voorgesteld aan het Dagelijks Bestuur. Bij onmogelijkheid hiertoe, formuleert het Dagelijks Bestuur een voorstel dat ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de Stuurgroep en aan de Beleidsraad.

Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor de globale voortgang van het onderzoek en voor de bewaking van de kwaliteit van het onderzoek en de geleverde producten (bv. beleidsondersteunende nota’s, publicaties,…). Bovendien is het Dagelijks Bestuur bevoegd voor:

i.         de goedkeuring van het werkingsverslag, de opgestelde begroting en het jaarplan voor deze aan de Stuurgroep ter goedkeuring wordt voorgelegd; 
ii.         het vastleggen en eventueel aanpassen van het organogram van het Steunpunt ; 
iii.         het oprichten van specifieke commissies en/of werkgroepen met de adviserende en/of ondersteunende verantwoordelijkheden die het Dagelijks Bestuur daaraan toekent, voor zover dit geen delegatie inhoudt van verantwoordelijkheden die de Beheersovereenkomst aan het Dagelijks Bestuur toewijst ; 
iv.         het vastleggen van een werkwijze voor de toewijzing van kortetermijnopdrachten, zoals bedoeld in luik 2.3.2 van de Beheersovereenkomst; de (verzoeken tot) kortetermijnopdrachten worden op het Dagelijks Bestuur ter kennis gebracht; 
v.         beslissingen in toepassing van luik 7.6 van de Beheersovereenkomst; daartoe kan het Dagelijks Bestuur de Promotor-Coördinator de opdracht geven een instelling in gebreke te stellen en aan te manen tot nakoming van de contractueel vastgelegde verplichtingen binnen een termijn van dertig kalenderdagen, bij gebreke waarvan, benevens de sanctie voorzien in de Beheersovereenkomst (beëindiging van de overeenkomst in hoofde van de in gebreke zijnde Partij) ook kan beslist worden om specifieke taken en verplichtingen te herverdelen binnen het Steunpunt, met inbegrip van de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen;

Het Dagelijks bestuur organiseert onderzoek, coördineert de activiteiten volgens de adviezen van de Algemene Vergadering, is belast met het voorstellen van medewerkers voor aanwerving en de interne organisatie van het Steunpunt. Zij adviseert de Algemene vergadering o.a. over

• Het afstemmen van activiteiten binnen het Steunpunt zoals bv. een Ideeëngenerator
• Het coördineren van de werking van het Steunpunt
• De uitvoering van de interne kwaliteitszorg
• De praktische organisatie van het Steunpunt
• De uitvoering van wetenschappelijk onderzoek
• De opvolging van de contracten
• De financiële verrichtingen
• …

Het Dagelijks Bestuur komt maandelijks bijeen en telkens wanneer de Promotor-Coördinator dan wel minstens drie (3) leden daarom verzoeken. De agenda van elke vergadering wordt, samen met de stukken nodig ter voorbereiding van de agendapunten, minstens zeven (7) dagen op voorhand door de Promotor-Coördinator bezorgd aan de leden. Wanneer alle leden op een vergadering aanwezig en/of vertegenwoordigd zijn en hiertoe unaniem beslissen, kunnen agendapunten op de vergadering zelf worden toegevoegd. Indien een lid verontschuldigd is voor deelname aan het Dagelijks Bestuur, wordt de Promotor-Coördinator op de hoogte gebracht. Er worden geen vervangers aangeduid tenzij mits goedkeuring door de Promotor-Coördinator.

Indien de onderwerpen het toelaten, kan het Dagelijks Bestuur ook virtueel samenkomen, via alternatieve communicatiekanalen (e-mail, telefoon, Skype,…). Dit is overigens een onmiddellijke toepassing van het principe van transport-duurzaamheid dat het Steunpunt voorstaat. Gezamenlijk agendabeheer zal via dezelfde online instrumenten verlopen.

De Algemene Vergadering staat in voor het strategische beleid. De rol van de Algemene Vergadering is het overlopen van de adviezen van het Dagelijks Bestuur en de taakverdeling binnen het Steunpunt. De Algemene Vergadering bestaat uit de promotoren en de onderzoeksdirecteur en komt twee maal per jaar samen. De Promotor-Coördinator zit de Algemene Vergadering voor. De Algemene Vergadering zal voorafgaand een vergadering met de Stuurgroep gepland worden en zal aansluiten bij een Steunpunt Meeting. Zij behandelen klachten indien van toepassing. Zij beslissen bij consensus. De onderzoeksdirecteur treedt op als verslaggever.

MOBILO zal voor de samenwerking en overleg met de overheid een Stuurgroep opzetten. De Stuurgroep is, conform luik 3.3. van de Beheersovereenkomst, het forum waarop het strategische niveau en het onderzoeksniveau overleg plegen. De Stuurgroep staat de Beleidsraad bij in de inhoudelijke aansturing van de werking van het Steunpunt. Haar opdrachten zijn omschreven in de Beheersovereenkomst.

De Stuurgroep bestaat uit leden van de Vlaamse Overheid en Administratie die nauw betrokken zijn bij de werking van MOBILO. De overheidsdelegatie bestaat, naast de voorzitter, uit een vertegenwoordiger van de andere betrokken Ministers, een vertegenwoordiger van de Minister van Wetenschapsbeleid, aangevuld met vertegenwoordigers van de beleidsraden en betrokken administraties. Tevens zetelen de Promotor-Coördinator en de promotoren uit de participerende onderzoeksinstellingen alsook de onderzoeksdirecteur in deze Stuurgroep. Ook belangrijke actoren uit betrokken sectoren kunnen lid zijn van de Stuurgroep. De Stuurgroep wordt voorgezeten door de vertegenwoordiger van de functioneel bevoegde Minister Mobiliteit en Openbare Werken.

De feitelijke invulling van de Stuurgroep gebeurt in samenspraak met de functioneel bevoegde Minister. De Stuurgroep staat in voor de aansturing van het beleidsrelevant wetenschappelijk onderzoek binnen de beleidslijnen, de bewaking van het tijdskader, en de controle op de financiële uitvoering en de begroting. De Stuurgroep hanteert voor zijn werking een Huishoudelijk Reglement, waarin ondermeer de stemverhoudingen en –procedure zijn uitgewerkt.              

Naast de bovenstaande structuur staan onderstaande elementen van concrete werking garant dat goede onderzoeksresultaten worden behaald, en dat die ook voldoende ruim worden gecommuniceerd.

Input van praktijkveld en uitbouw van netwerk
Op Vlaams niveau is het nodig dat het Steunpunt input krijgt over wat er leeft binnen de diverse domeinen en bij verschillende instanties (bijv. sectororganisaties, belangenverenigingen, gemeenten, provincies, …). De input van deze instanties is dan ook van groot belang om gericht ondersteunend onderzoek te kunnen verrichten. Regelmatig overleg met deze instanties en een open onthaal naar repliek vanuit dit veld is nodig.

Valorisatie van het onderzoek en toegankelijkheid
Gegeven continuïteit wordt er geopteerd om van bij de start van het Steunpunt derde generatie bestaand onderzoek onmiddellijk te valoriseren.

De output van het Steunpunt moet eenvormig en duidelijk gerapporteerd worden naar het beleid en derden. In eerste instantie komt dit neer op het uitbrengen en toegankelijk maken van onderzoeksrapporten, het voorbrengen van onderzoeksresultaten op specifieke fora, en het realiseren van doctoraatsproefschriften aangaande fundamenteel onderzoek. In tweede instantie wil MOBILO samenwerkingsverbanden realiseren in het organiseren van evenementen (ronde tafelconferenties, studiedagen,…) om de resultaten kenbaar te maken. In derde instantie beoogt MOBILO de realisatie van onderzoeksresultaten in wetenschappelijke literatuur, participatie aan wetenschappelijke congressen,….

Jaarlijks wordt een werkings- en activiteitenverslag gemaakt waarin de activiteiten van MOBILO en de belangrijkste onderzoeksresultaten worden weergegeven. Dit werkings- en activiteitenverslag zal besproken worden met de functioneel bevoegde Minister om, indien nodig, de onderzoeksdomeinen bij te sturen.

De belangrijkste poort tot ontsluiting en verspreiding van de kennis is de website van het Steunpunt. Die zal zodanig opgebouwd worden dat bepaalde delen voor iedereen toegankelijk zijn, terwijl andere delen dat enkel voor bevoegden zullen zijn. Via deze website kunnen resultaten van onderzoek nationaal en internationaal verspreid worden.

Zowel voor de bekendmaking van onderzoeksresultaten of beleidsadviezen op de website als via een ander communicatiekanaal worden nadere afspraken gemaakt tussen het Steunpunt en de functioneel bevoegde Minister of diens vertegenwoordiger in de Stuurgroep. De functioneel bevoegde Minister heeft in deze de beslissende stem.

Participatie in nationale en internationale onderzoeksoproepen
Het Steunpunt Goederen- en Personenvervoer zal er maximaal op inzetten om met haar haar gelinkte Departementen zowel in nationale als internationale onderzoeken te participeren.

Naast het uitvoeren van het gefinancierd onderzoek vanuit de Vlaamse overheid, wil het Steunpunt participeren in andere onderzoeksopdrachten. Een hoofddoel is wel een verhoogde inzet in het deelnemen aan Europees gefinancierd onderzoek met diverse internationale partners.

Internationalisatie van het steunpunt
Naast uitbouw van een Vlaams netwerk, wil het Steunpunt participeren binnen internationale organisaties. Enerzijds kan dit door te participeren aan internationale congressen, anderzijds door het optreden als expert binnen Europese organisaties en instanties. Tevens beoogt MOBILO het versterken van het al bestaande Europees en wereldwijde netwerk. De onderzoeksgroep behoort, via het Departement Transport en Ruimtelijke Economie, bijvoorbeeld reeds tot TRANSPORTNET, en neemt verder een voorname rol in binnen wereldwijde organisatie als WCTRS (World Conference on Transportation Research Society), NECTAR,(Network on European Communications and Transport), AET (Association for European Transport), enz