Privacyrichtlijnen voor het verzamelen en beheren van persoonsgegevens

Alle personeelsleden die via een webformulier persoonsgegevens opvragen zijn ervoor verantwoordelijk dat dit gebeurt in overeenstemming met de privacywetgeving.

Houd daarom rekening met volgende richtlijnen:

  • Vermeld steeds duidelijk waarom je de gegevens inzamelt, en voor welke doeleinden ze gebruikt worden. Gebruik de persoonsgegevens niet voor andere doeleinden.
     
  • Vermeld altijd contactgegevens waar abonnees zich kunnen toe richten voor inzage, verbetering of verwijdering van hun gegevens (dit kan via de disclaimer onderaan, zie verder).
     
  • Zorg dat je in het gebruikte datasysteem gegevens van abonnees makkelijk kunt aanpassen of verwijderen. Volg aanvragen van abonnees consequent op.
     
  • Vraag enkel gegevens op die strikt noodzakelijk zijn voor het doel van de gegevensverzameling.
     
  • Normaal gezien geven we gegevens niet door aan derden (buiten UAntwerpen). Als je dat toch doet, dan moet dit in het formulier duidelijk vermeld worden. Mensen moeten via opt-in aangeven dat hun gegevens mogen doorgegeven worden aan deze derde. Vermeld ook de contactgegevens van deze derde, zodat de betrokkene zich daarnaar kan richten voor de uitoefening van zijn/haar rechten (inzage, verbetering, verwijdering van gegevens).
     
  • Maak duidelijk in het formulier welke velden verplicht in te vullen zijn. Deze velden krijgen een *.
     
  • Vraag in een inschrijvingsformulier nooit gegevens op over de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, het lidmaatschap van een vakvereniging, medische of biometrische gegevens, of de seksuele geaardheid van de betrokken persoon.
     
  • Gebruik voor inschrijvingen op externe mailings (nieuwsbrieven, uitnodigingen) steeds een opt-in keuzevak.
    Personen moeten steeds zelf aanvinken dat ze in de toekomst een nieuwsbrief of verdere info willen ontvangen. Dit keuzevak mag niet vooraf aangevinkt staan (= opt-out).
    Bv:

    0 Schrijf mij in voor de nieuwsbrief van ....  
    of:
    0 Hou mij op de hoogte van verdere activiteiten van ....

    Lees meer over privacyrichtlijnen voor nieuwsbrieven en mailings
     
  • Bewaar de persoonsgegevens enkel op de beveiligde omgevingen van de universiteit. Contacteer de Data Protection Officer als er zich een datalek voordoet.
     
  • De persoonsgegevens van de deelnemers mogen niet langer bijgehouden worden dan strikt noodzakelijk voor het doel van de gegevensverzameling. Houd bv na afloop van een event enkel de gegevens bij van mensen die via opt-in te kennen gaven verder op de hoogte te willen blijven via e-nieuwsbrief of uitnodigingen. Verwijder verder alle bestanden met persoonsgegevens van je computer, N-schijf, website, Pintra ...
     
  • Als de inschrijvingsdeadline verstreken is, verwijder je de pagina met het formulier van de website. (De hele pagina! Niet enkel een einddatum instellen op het formulier)

Disclaimer

Onderaan elk formulier komt een korte disclaimertekst. In deze disclaimer vermeld je kort wie de gegevens verzamelt, waarom en hoe lang ze worden bijgehouden. Bovendien geef je een adres mee dat de betrokkenen kunnen contacteren om hun gegevens aan te passen of te verwijderen. 

Vul onderstaande standaarddisclaimer aan en geef die door aan E-Campus:

[Naam + adres of mail ] verzamelt deze persoonsgegevens voor [vul doel in van de gegevensverwerking] .

In geen geval zullen deze gegevens worden doorgegeven aan derden. [weglaten indien gegevens wél worden doorgegeven aan derden + vermelden in formulier met opt-in en contactgegevens derde partij]
Deze gegevens worden bijgehouden [aangeven hoe lang gegevens zullen bijgehouden worden, bv 'tot na afloop van het event', 'zolang we onze nieuwsbrief versturen'']

Indien u uw persoonsgegevens wil inzien, beperken, wijzigen of laten verwijderen kan u terecht op het hierboven vermelde adres.

Meer info over ons privacybeleid: www.uantwerpen.be/disclaimer .