Privacywetgeving

Alle personeelsleden die via een webformulier persoonsgegevens opvragen zijn ervoor verantwoordelijk dat dit gebeurt in overeenstemming met de privacywetgeving.

Houd daarom rekening met volgende richtlijnen:

• Vermeld steeds duidelijk waarom je de gegevens inzamelt, en voor welke doeleinden ze gebruikt worden. Gebruik de persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden.
   
• Vermeld altijd contactgegevens waar abonnees zich kunnen toe richten voor inzage, verbetering of verwijdering van hun gegevens (bijvoorbeeld via de disclaimer, zie onderaan deze pagina).
   
• Zorg dat je in het gebruikte datasysteem gegevens van abonnees makkelijk kunt aanpassen of verwijderen. Volg aanvragen van abonnees consequent op.
   
• Vraag enkel gegevens op die strikt noodzakelijk zijn voor het doel van de gegevensverzameling.
   
• Normaal gezien geven we gegevens niet door aan derden (buiten UAntwerpen). Als je dat toch doet, dan moet dit in het formulier duidelijk vermeld worden. Mensen moeten via opt-in aangeven dat hun gegevens mogen doorgegeven worden aan deze derde. Vermeld ook de contactgegevens van deze derde, zodat de betrokkenen zich daarnaar kan richten voor de uitoefening van hun rechten (inzage, aanpassing of verwijdering van gegevens).
   
• Maak duidelijk in het formulier welke velden verplicht in te vullen zijn. Deze velden krijgen een *.
   
• Vraag in een inschrijvingsformulier nooit informatie op over de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, het lidmaatschap van een vakvereniging, medische of biometrische gegevens, of de seksuele geaardheid van de betrokken persoon.
   
• Gebruik voor inschrijvingen op externe mailings (nieuwsbrieven, uitnodigingen) steeds een opt-in keuzevak.
  Personen moeten steeds zelf aanvinken dat ze in de toekomst een nieuwsbrief of verdere info willen ontvangen. Dit keuzevak mag niet vooraf aangevinkt staan (= opt-out). Lees meer over privacyrichtlijnen voor nieuwsbrieven en mailings.
   
• Bewaar de persoonsgegevens enkel op de beveiligde omgevingen van de universiteit. Contacteer de Data Protection Officer in geval van een datalek.
   
• De persoonsgegevens van de deelnemers mogen niet langer bijgehouden worden dan strikt noodzakelijk voor het doel van de gegevensverzameling. Houd bijvoorbeeld na afloop van een event enkel de gegevens bij van mensen die via opt-in te kennen gaven verder op de hoogte te willen blijven via e-nieuwsbrief of uitnodigingen. Verwijder verder alle bestanden met persoonsgegevens van je computer, N-schijf, website, Pintra ...
   
• Als de inschrijvingsdeadline verstreken is, haal je de link naar het formulier weg op je website.

Disclaimer

Onderaan elk formulier komt een korte disclaimertekst. In deze disclaimer vermeld je kort wie de gegevens verzamelt, waarom en hoe lang ze worden bewaard. Bovendien geef je een adres mee dat de betrokkenen kunnen contacteren om hun gegevens aan te passen of te verwijderen. 

Vul onderstaande standaarddisclaimer aan en geef die door aan E-Campus:

[Naam + adres of mailadres] verzamelt deze persoonsgegevens voor [vul doel in van de gegevensverwerking] .
In geen geval zullen deze gegevens worden doorgegeven aan derden. [Laat dit weg indien de gegevens wél worden doorgegeven aan derden + vermeldt dit in formulier met opt-in en contactgegevens derde partij]
Deze gegevens worden bijgehouden tot .../voor ... [geef aan hoe lang de gegevens zullen bijgehouden worden]
Indien u uw persoonsgegevens wil inzien, beperken, wijzigen of laten verwijderen kan u terecht op het hierboven vermelde adres.
Meer info over ons privacybeleid: www.uantwerpen.be/privacybeleid.