Fase 4: voorbereiding van de verdediging (in 9 stappen)

Ter voorbereiding van de publieke verdediging dienen de onderstaande 9 stappen in orde te worden gebracht.

STAP 1: Indienen proefschrift bij individuele doctoraatscommissie (IDC)

Je start de procedure tot verdediging van het proefschrift op door voldoende exemplaren van het ontwerp-proefschrift aan de voorzitter van je IDC over te maken. De voorzitter zorgt voor de verspreiding van het ontwerp-proefschrift naar de leden van de IDC (zie ook het algemeen doctoraatsreglement, art. 30 e.v.).

De IDC brengt binnen de vier weken schriftelijk advies uit aan de doctorandus. Indien de IDC ongunstig adviseert, informeert zij de doctorandus over haar bezwaren en opmerkingen. In geval van positief advies kan de IDC ook beperkte suggesties formuleren voor aanpassingen aan het ontwerp-proefschrift. 

STAP 2: Afsluiten doctoraatsopleiding

Deadline afsluiten doctoraatsopleiding

Opgelet: volgende faculteiten/instituten beheren de rapportering over de doctoraatsopleiding zelf. Bij vragen contacteer je best de desbetreffende administratieve contactpersoon:

  • Faculteit Rechten (RECH);
  • Faculteit Bedrijfswetenschappen en Economie (BE);
  • Instituut voor Ontwikkelingsbeleid en -beheer (IOB).

De doctoraatsopleiding dient afgesloten te worden vóór de samenstelling van de jury (algemeen doctoraatreglement, art. 25).

Houd er rekening mee dat de verwerking van je afsluitdossier tot 3 weken in beslag kan nemen.

Je mag je doctoraatsopleiding afsluiten vanaf het moment dat je aan de minimumvoorwaarden van de doctoraatsopleiding voldoet (zie hieronder). Denk er wel aan dat enkel activiteiten die door de peer reviewcommissie zijn goedgekeurd, en die voldoende bewezen zijn, op een specifiek supplement bij het getuigschrift vermeld mogen worden (zie STAP 7 hieronder). Eens je doctoraatsopleiding afgesloten is, is het niet meer mogelijk om nieuwe activiteiten toe te voegen.

Voorwaarden afsluiten doctoraatsopleiding

Om de doctoraatsopleiding te kunnen afsluiten moet je dossier aan de minimumvoorwaarden voldoen:

  • Er moeten activiteiten bewezen zijn voor een totaal van minimum 30 punten;
  • Er moet in minstens 4 categorieën van het competentieprofiel telkens minimum 1 punt behaald zijn;
  • Max. de helft van het totaal aantal punten mag in 1 competentiecategorie behaald worden;
  • Specifieke bepalingen voor jouw faculteit (te vinden in het facultair doctoraatsreglement, zoals verplichte vakken, max. aantal punten per categorie, enz.) moeten in het oog gehouden worden;
  • Het afsluitdossier is volledig (zie hieronder).

Afsluitdossier samenstellen en bezorgen aan Antwerp Doctoral School

Indien je dossier aan de bovenvermelde minimumvoorwaarden voldoet, en je je doctoraatsopleiding wil afsluiten, mail dan je volledige afsluitdossier naar DoctoralEducation@uantwerpen.be

Dit dossier bevat:

  1. een overzicht van alle gerapporteerde activiteiten die je hebt ondernomen tijdens je doctoraat (in Nederlands of Engels; incl. de correcte punten en bewijsnummers);
  2. een (genummerd) bewijs per activiteit. Enkel elektronisch via e-mail, Dropbox-link, WeTransfer enz.

Afhankelijk van de periode waarin je activiteiten hebt gerapporteerd, verschilt de werkwijze:

  • activiteiten gerapporteerd vanaf academiejaar 2018-2019: 

Deze activiteiten zijn reeds bewezen en nagekeken door de peer reviewcommissie. Extra bewijzen zijn niet nodig maar je dient wel het activiteitenoverzicht aan je afsluitdossier toe te voegen. Download in SisA het overzicht van de activiteiten via 'doctoraat' > 'samenvatting voortgang' > knop 'afdrukken' bovenaan. Voeg deze PDF toe aan je afsluitdossier.

  • activiteiten gerapporteerd in academiejaren 2015-2016, 2016-2017 en 2017-2018:

Deze activiteiten dien je nog te bewijzen. Download het Exceloverzicht van deze activiteiten in SisA via 'doctoraat' > 'activiteiten beheren' > knop 'overzicht punten t.e.m. 17-18' en voeg een kolom 'Bewijsnummer' toe. Je dient elk bewijsstuk te nummeren, en dit nummer bij de betreffende activiteit in het overzicht mee te vermelden. Bij problemen, mail naar DoctoralEducation@uantwerpen.be.

  • activiteiten gerapporteerd vóór academiejaar 2015-2016:

Deze activiteiten zijn destijds op papier ingediend en nagekeken, en dien je nog te bewijzen. Je mag (de scans van) deze rapporten integraal toevoegen aan je afsluitdossier; schrijf de bewijsnummers er mee bij. In het Exceloverzicht en in de overzichts-PDF (zie SisA: 'doctoraat' > 'samenvatting voortgang' > knop 'afdrukken') vind je de punten van deze oudere activiteiten terug onder 'gegevensoverdracht'. Bij problemen, mail naar DoctoralEducation@uantwerpen.be.

Alle bewijzen moeten genummerd worden (1, 2, 3, ...) zodat heel duidelijk te zien is welk bewijs bij welke activiteit in het overzicht hoort.
Indien een dossier niet aan de voorwaarden voldoet, krijg je de vraag om je dossier aan te passen.

Goedkeuring afsluitdossier

De Antwerp Doctoral School (ADS) kijkt je afsluitdossier na. Dit kan tot 3 weken duren; gelieve hiermee rekening te houden in de planning voor je traject naar de verdediging!

Na goedkeuring van je dossier ontvang je via e-mail een overzicht van de goedgekeurde activiteiten (waarvoor voldoende bewijs aanwezig was). In SisA zal vermeld staan dat je de doctoraatsopleiding hebt afgesloten, zodat de administratieve contactpersoon van je faculteit of departement ook mee op de hoogte is.

Nadat je doctoraatsopleiding afgesloten is, kan je geen activiteiten meer toevoegen of rapporteren in SisA.

Handig om te weten

  • Voor een specifiek supplement bij het getuigschrift geldt dat, indien je na 01/07/2016 je doctoraatsopleiding hebt afgesloten, je enkel activiteiten kunt vermelden die je had ingediend in een jaarlijks voortgangsrapport, die door de peer reviewcommissie zijn goedgekeurd EN waarvoor geldig bewijs werd bezorgd. M.a.w. enkel activiteiten die ooit opgenomen zijn in een jaarlijks voortgangsrapport, komen in aanmerking. Het is zinloos om na de deadline nog activiteiten toe te voegen in SisA, aangezien de peer reviewcommissie slechts eenmaal per jaar de ingediende rapporten evalueert.
  • Ook na de afsluiting van je doctoraatsopleiding kan je nog deelnemen aan cursussen en gebruikmaken van je opleidingskrediet (tot het einde van het academiejaar waarin je publieke verdediging doorgaat). Je sluit louter het administratieve gedeelte af. Dit betekent dat je het volgende academiejaar geen voortgangsrapport meer hoeft in te dienen voor de doctoraatsopleiding. Je dient wél nog te rapporteren over de voortgang van je onderzoek. 
  • Opgelet: als je in SisA minder dan 30 punten behaald hebt zal je automatisch een algemeen supplement bij het getuigschrift ontvangen. 

STAP 3: Samenstellen jury

In de aanloop naar de verdediging dient de doctoraatsjury formeel te worden samengesteld door je faculteit of departement. Zij controleren eerst of je ingeschreven bent als doctoraatsstudent en of of je de doctoraatsopleiding hebt afgesloten.

Je faculteit/departement legt ook de details m.b.t. de verdediging vast (tijdstip, datum, locatie). Qua samenstelling moet de doctoraatsjury aan een aantal voorwaarden voldoen, die je kan terugvinden in het algemeen doctoraatsreglement (art. 25 e.v.) en eveneens in de aanvullende facultaire reglementen. Je kan ook de administratieve contactpersoon van je faculteit/instituut/departement contacteren ivm vragen omtrent de samenstelling van de jury.

Als je je verdediging aan een andere universiteit aflegt in het kader van een dubbeldoctoraat, raadpleeg dan zeker de bepalingen die opgenomen zijn in je individueel joint PhD contract en in het algemeen doctoraatsreglement, art. 45.

STAP 4: Indienen proefschrift bij jury

Als je de toestemming van je individuele doctoraatscommissie (IDC) voor het neerleggen van je proefschrift hebt, bezorg je je ontwerp-proefschrift in voldoende exemplaren, samen met een aanvraag tot verdediging, aan de voorzitter van je doctoraatsjury. Ook hier contacteer je best de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement/instituut voor een uitleg betreffende de praktische procedure. Tenzij anders bepaald door je faculteit of departement, moet je een exemplaar voorzien voor elk lid van de jury.

Bij het indienen van de ontwerpversie van het proefschrift, dien je ook het formulier 'Checklist confidentialiteit doctoraatsthesis' in te vullen en door te sturen naar de contactpersonen vermeld op het formulier.
Indien je doctoreert in de faculteit Wetenschappen ('doctoraat in de wetenschappen') dien je het formulier 'Fase afstuderen' in te vullen en te verzenden naar doctoratenwetenschappen@uantwerpen.be.
Verder contacteer je best de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement om de procedure voor jouw faculteit/departement te overlopen.

De jury heeft vervolgens 6 weken de tijd om zich uit te spreken over de vraag of je mag overgaan tot de openbare verdediging van het proefschrift. In sommige faculteiten/departementen wordt in deze periode ook een voorverdediging georganiseerd (zie STAP 5). Consulteer het facultair doctoraatsreglement om te zien of dit in jouw faculteit/instituut/departement ook het geval is of contacteer de facultaire administrative contactpersoon. Doorgaans is een voorverdediging van toepassing; enkel in de faculteiten GGW, SW en L&W wordt dit niet gedaan.

Indien je je verdediging aan een andere universiteit aflegt in het kader van een dubbeldoctoraat, raadpleeg dan zeker de bepalingen die opgenomen zijn in je individueel joint PhD-contract en in het algemeen doctoraatsreglement (art. 45).

STAP 5: Eventuele voorverdediging en organisatie verdediging

De voorverdediging is een presentatie van het onderzoek op technisch niveau. Anders dan de openbare verdediging is de voorverdediging enkel toegankelijk voor de jury.

Na de (relatief korte) presentatie volgt een discussie over het onderzoek, m.a.w. het is minder een vraag-en-antwoord gesprek zoals in de openbare verdediging.

Na dit discussiegedeelte wordt de doctorandus verzocht om de kamer te verlaten en de jury gaat beraadslagen. Zij zullen onmiddellijk tot een besluit komen over de voorverdediging:

  • thesis wordt aanvaard voor de openbare verdediging zonder meer;
  • thesis wordt aanvaard mits kleine correcties: in dit geval volgt de promotor de correcties op;
  • thesis wordt aanvaard mits grote wijzigingen: in dit geval zal de hele jury de wijzigingen opvolgen;
  • zeer extensieve wijzigingen nodig: na het aanpassen van de thesis zal de hele jury de thesis opnieuw bekijken en zal ook een tweede voorverdediging georganiseerd worden.

Indien een voorverdediging van toepassing is binnen jouw faculteit/instituut, raadpleeg dan zeker het facultair doctoraatsreglement voor meer info.

STAP 6: Aankondiging van de openbare verdediging

Ten vroegste 3 weken nadat de doctoraatsjury haar beslissing heeft genomen, kan de publieke verdediging plaatsvinden. Ten laatste 6 weken na deze datum moet een datum voor de verdediging vastgelegd zijn. In deze termijn worden de vakantieperiodes voor het personeel zoals bepaald in de academische kalender en moederschapsrust of ouderschapsverlof van de doctorandus niet meegerekend. Er vinden geen verdedigingen plaats tussen 20 juli en 20 augustus (cf. algemeen doctoraatsreglement, art. 33 e.v.).

Zodra de datum van je openbare verdediging gekend is, dienen volgende stappen te gebeuren:

  1. Om de verdediging aan te kondigen, moet je het formulier 'Gegevens betreffende de verdediging' ten laatste 3 weken voor je verdediging invullen en doorsturen naar alle diensten/mailadressen die op het formulier zelf vermeld worden.
    • Op het formulier duid je aan of je een algemeen of specifiek supplement bij het getuigschrift wenst. Lees hiervoor zeker de uitleg bij stap 7. 
    • Verder wordt op het formulier ook gevraagd om een abstract van het doctoraatswerk op te stellen (NL en EN), zodat er een persbericht van kan worden opgesteld. Voor alle vragen m.b.t. het persbericht kan je bij Peter de Meyer van het departement Communicatie terecht.
    • De aankondiging van je verdediging komt in de digitale kalender van UAntwerpen te staan.
  2. Daarnaast dien je het formulier 'Checklist confidentialiteit doctoraatsthesis' in te vullen en te handtekenen, en hiervan een scan door te sturen naar Françoise.Wouters@uantwerpen.be. Een originele handtekening van je promotor is hierbij vereist.
     
  3. Voor meer info over de verdere organisatie van de verdediging (reservatie lokaal, uitnodigingen, receptie, enz.), neem je best contact op de administratieve contactpersoon van je faculteit/departement/instituut.

STAP 7: Verwerking aankondiging en voorbereiding supplement bij het getuigschrift (doctoraatsopleiding)

Verwerking van het gegevensformulier

Na het indienen van het gegevensformulier (zie stap 6) zal je inschrijving in het jaar van de verdediging worden nagekeken. Voorts zal je door de Centrale Onderwijsadministratie worden gecontacteerd om het resterende bedrag van het studiegeld van het verdedigingsjaar te betalen. 

Ook zal je supplement bij het getuigschrift van de doctoraatsopleiding worden voorbereid, door de Antwerp Doctoral School. Het voltooien van je doctoraatsopleiding wordt nl. bekrachtigd door een getuigschrift, vergezeld van een supplement bij het getuigschrift. Dit wordt getekend door het diensthoofd van de Antwerp Doctoral School en door de coördinator van de doctoraatsopleiding van je faculteit, en wordt achteraf naar de Diplomadienst gestuurd en toegevoegd aan je diplomadossier. Wanneer het diplomadossier volledig is, neemt de Diplomadienst (Tine Leonard) contact met je op. Zie ook FASE 5 voor meer info.

Het getuigschrift van de doctoraatsopleiding (en het supplement bij het getuigschrift) kan niet los van het doctoraatsdiploma worden verworven. Voor het supplement bij het getuigschrift kan worden geopteerd voor een algemeen, of voor een specifiek supplement.

Algemeen of specifiek supplement bij het getuigschrift van de doctoraatsopleiding

Onderstaande procedure geldt niet voor de Faculteiten Rechten en Bedrijfswetenschappen en Economie. Voor de regeling in deze faculteiten contacteer je best de administratieve contactpersoon.

Je kan kiezen tussen een algemeen of een specifiek supplement bij het getuigschrift. Je vinkt je keuze aan op het formulier 'Gegevens betreffende de doctoraatsverdediging'.

Let op: indien je in SisA minder dan 30 punten behaald hebt, zal je automatisch een algemeen supplement ontvangen. 

a. Algemeen supplement

Het algemeen supplement geeft een algemene omschrijving van de verworven competenties (de zeven categorieën van het competentieprofiel). Je kan er geen individuele activiteiten op vermelden.

b. Specifiek supplement

Bij een specifiek supplement kan je je profileren via (een selectie van) de individueel ondernomen activiteiten in het kader van de doctoraatsopleiding. Concreet betekent dit dat zowel de algemene omschrijving van de verworven competenties van het competentieprofiel vermeld wordt en je bovendien de mogelijkheid hebt om een (beperkte) lijst van de eigen activiteiten te vermelden. Deze lijst van activiteiten dien je zelf aan te leveren conform de richtlijnen (zie hieronder).

Let op: 

  • Enkel activiteiten die (1) goedgekeurd werden door de jaarlijkse peer review commissie en (2) waar bij het afsluiten van de doctoraatsopleiding een geldig bewijs geleverd werd komen in aanmerking om op het specifiek supplement vermeld te worden.
  • Indien men de doctoraatsopleiding heeft afgesloten vóór 01/07/2016 is het mogelijk om, mits motivatie en correcte bewijzen, extra activiteiten conform de facultaire regelgeving toe te voegen. 

Richtlijnen voor de opmaak van het specifiek supplement

Indien je een specifiek supplement bij het getuigschrift kiest, dien je zelf een lijst aan te leveren van activiteiten die je op het supplement wil vermelden. Samen met het formulier 'gegevens betreffende de doctoraatsverdediging' (waar je op de tweede pagina 'specifiek supplement' aangeduid hebt) bezorg je de lijst van de activiteiten aan DoctoralEducation@uantwerpen.be.

Hou hierbij zeker rekening met onderstaande opmaak van de lijst voor het specifieke supplement en de voorwaarden voor de activiteiten, die je wenst te vermelden:

1. Vereisten voor de opmaak:

  • in Word 
  • als opsomming/lijst 
  • met onderverdeling (zie onderstaande voorbeelden)  
  • lettertype: Tahoma ​
  • lettergrootte: 9 
  • titels: vet, niet onderlijnd 
  • lengte: 49 lijnen (inclusief titels!)

Deze voorbeelden kan je downloaden en gebruiken:

De opmaak van de tekst kan door de Antwerp Doctoral School gewijzigd worden in functie van de lay-out van het supplement van het getuigschrift.

2. Voorwaarden voor activiteiten vermeld op het specifieke supplement

Niet alle activiteiten kunnen op het specifieke supplement vermeld worden, volgende zaken dienen in acht genomen te worden:

  1. Enkel de activiteiten die werden vermeld in het goedgekeurde dossier van je doctoraatsopleiding (= activiteiten die goedgekeurd werden tijdens de jaarlijkse peer review commissie en waar bij het afsluiten van de doctoraatsopleiding een geldig bewijs werd geleverd) komen in aanmerking. Dit zijn de activiteiten die in het groen of geel aangeduid werden. Dit betekent dus bijgevolg dat blauwe (of niet gemarkeerde) activiteiten niet vermeld kunnen worden op je specifiek supplement, aangezien zij ofwel niet goedgekeurd werden door de jaarlijkse peer review commissie of/en bij het afsluiten geen geldig bewijs voorgelegd werd.
  2. Als je de doctoraatsopleiding afgesloten hebt vóór 01/07/2016 is het - indien gemotiveerd - mogelijk om extra activiteiten conform de facultaire regelgeving toe te voegen. Je moet hiervoor uiteraard de nodige geldige bewijzen indienen. 
  3. Je bepaalt zelf de mate van detail in de omschrijving van de activiteiten, maar houd hierbij uiteraard rekening met de opmaak van de lijst (zie hierboven).

STAP 8: Proefschrift in bewaring geven bij de Centrale Bibliotheek (digitaal + op papier)

Je doctoraatsthesis dient in bewaring te worden gegeven van de Centrale Bibliotheek van UAntwerpen. Minstens 2 papieren exemplaren evenals de digitale versie dienen tijdig te worden bezorgd.

Neem bij praktische vragen contact op met de administratieve contactpersoon van je faculteit/instituut.

STAP 9: Openbare verdediging

Het is zover: de dag van je openbare verdediging is aangebroken.
Alles is voorbereid en de catering staat klaar; de bezoekers stromen binnen...

Na de aankondiging komt de jury samen met jou in stoet binnen.

Jij geeft een presentatie van je onderzoek, waarop de vragenronde van de jury volgt.

Daarna trekt de jury zich terug om te beraadslagen. Wanneer zij tot een oordeel zijn gekomen komen ze terug binnen en delen hun beslissing mee. Er worden geen graden verleend; er wordt enkel meegedeeld of je geslaagd bent.

Je promotor houdt een laudatio (uiteraard enkel als de beslissing positief was). Je wordt zelf ook geacht om een dankwoord uit te spreken.
Nu is het officiële gedeelte afgelopen en kan de receptie beginnen!

Proficiat, je hebt je doctortitel behaald!