Voorbereiding van de verdediging

Deadline

De doctoraatsopleiding dient afgesloten te zijn vóór de samenstelling van de doctoraatsjury (zie het Algemeen Doctoraatsreglement, art. 25). Je mag je doctoraatsopleiding afsluiten vanaf het moment dat je dossier aan de minimumvoorwaarden van de doctoraatsopleiding voldoet. 

Neem hiervoor tijdig contact op met de Antwerp Doctoral School want de verwerking van je afsluitdossier kan tot 3 weken in beslag nemen.

Opgelet: volgende faculteiten beheren de rapportering over de doctoraatsopleiding zelf. Bij vragen contacteer je best de desbetreffende administratieve contactpersoon:

• Faculteit Rechten (RECH);
• Faculteit Bedrijfswetenschappen en Economie (BE);
• Instituut voor Ontwikkelingsbeleid (IOB).

Nadat je afsluitdossier goedgekeurd is, zal je een e-mail ontvangen met een link naar de exitbevraging. Hierbij bevragen we je over je ervaringen tijdens je doctoraat en waar je eventueel nog verbetering mogelijk ziet. Door deze exitbevraging in te vullen, help je ons om gerichte beleidsmatige beslissingen te nemen en het doctoraatstraject voor je mede-doctorandi nog te verbeteren. 

Afsluitvoorwaarden doctoraatsopleiding

Om de doctoraatsopleiding te kunnen afsluiten moet je dossier aan de minimumvoorwaarden voldoen:

• Er moeten activiteiten bewezen zijn voor een totaal van minimum 30 punten;
• Er moet in minstens 4 categorieën van het competentieprofiel telkens minimum 1 punt behaald zijn;
• Max. de helft van het totaal aantal punten mag in 1 competentiecategorie behaald worden;
• Specifieke bepalingen voor jouw faculteit (te vinden in het facultair doctoraatsreglement, zoals verplichte activiteiten, max. aantal punten per categorie, enz.) moeten in het oog gehouden worden;
• De verplichte training Mind the GAP werd succesvol doorlopen en het deelnamecertificaat werd bezorgd als bewijs (enkel van toepassing voor doctorandi gestart in academiejaar 2022-2023 of later);
• Het afsluitdossier is volledig (zie hieronder).

Afsluitdossier samenstellen en bezorgen aan Antwerp Doctoral School

Mail je volledige afsluitdossier naar DoctoralSchool@uantwerpen.be.

Afhankelijk van de periode waarin je activiteiten hebt gerapporteerd, verschilt de werkwijze:​

• activiteiten gerapporteerd vanaf academiejaar 2018-2019: 
  

Download in SisA je activiteitenoverzicht via 'ePhD' > 'Doctoraatsopleiding' > 'mijn doctoraatsopleiding' > knop 'afdrukken' bovenaan. Mail deze PDF naar ADS. Deze activiteiten zijn reeds in SisA bewezen en goedgekeurd.

• activiteiten gerapporteerd in academiejaren 2015-2016, 2016-2017 en 2017-2018:

Deze dien je nog te bewijzen. Download het Exceloverzicht van deze activiteiten in SisA via 'ePhD' > 'Doctoraatsopleiding' > 'activiteiten beheren' > knop 'overzicht punten t.e.m. 17-18' en voeg een kolom 'Bewijsnummer' toe. Geef elk bewijsstuk een duidelijk nummer en vermeld ditzelfde nummer bij de overeenkomstige activiteit in het Exceloverzicht.

• activiteiten gerapporteerd vóór academiejaar 2015-2016:

Deze zijn destijds op papier ingediend en nagekeken, en dien je nog te bewijzen. Je mag (de scans van) deze rapporten integraal toevoegen aan je afsluitdossier; geef elk bewijsstuk een duidelijk nummer en vermeld dit nummer op de scan bij de overeenkomstige activiteit. In het Exceloverzicht en in de activiteitenoverzicht-PDF (zie SisA: 'ePhD' > 'Doctoraatsopleiding' > 'mijn doctoraatsopleiding' > knop 'afdrukken') vind je de punten van deze oudere activiteiten terug onder 'gegevensoverdracht'.

Indien je dossier niet aan de voorwaarden voldoet, krijg je de vraag om je dossier aan te passen. In geval van bijkomend bewijs dient duidelijk aangegeven te zijn welk bewijsstuk bij welke activiteit in het overzicht hoort. Het bewijs wordt elektronisch bezorgd, via e-mail (zip file), Dropbox, WeTransfer enz.

Goedkeuring afsluitdossier

De Antwerp Doctoral School (ADS) kijkt je afsluitdossier na binnen de 3 weken. Gelieve hiermee rekening te houden in de planning voor je traject naar de verdediging!

Na goedkeuring van je dossier ontvang je via e-mail een overzicht van de goedgekeurde en voldoende bewezen activiteiten. De afsluitdatum wordt in SisA geregistreerd, waarna je geen activiteiten meer kunt toevoegen of rapporteren in SisA.

Handig om te weten

Nadat je doctoraatsopleiding is afgesloten, kan je nog steeds deelnemen aan cursussen en je opleidingskrediet gebruiken tot het einde van het academiejaar waarin je publieke verdediging plaatsvindt. Voortaan hoef je geen voortgangsrapport meer in te dienen voor de doctoraatsopleiding. Je dient wél nog te rapporteren over de voortgang van je onderzoek. 

Laad ten laatste bij het indienen van het eerste ontwerp-proefschrift bij de IDC de volledig ingevulde en ondertekende checklist confidentialiteit (met originele (digitale) handtekening van elke promotor) op via de tegel 'Aanvragen' in SisA (Nieuwe Aanvraag > PhD proefschrift > Indienen checklist confidentialiteit). Het PDF-formulier wordt automatisch bezorgd aan de Valorisatiedienst en de facultaire doctoraatsadministratie. Van zodra het formulier ingediend is, zal de mijlpaal 'Aspecten geheimhouding regelen' in ePhD automatisch op voltooid komen te staan. Zolang dit niet in orde is, zal het onmogelijk zijn om een aanvraag in te dienen voor de aankondiging van je openbare verdediging.

De checklist confidentialiteit bepaalt of je proefschrift al dan niet onder een permanent embargo geplaatst moet worden.

Je zal bij het indienen van de checklist confidentialiteit gevraagd worden om aan te geven of jouw proefschrift slechts geconsulteerd mag worden na het ondertekenen van een geheimhoudingsovereenkomst. Als je hierop ja antwoordt, dan zal je proefschrift onder permanent embargo worden geplaatst. Als dit toch nog gewijzigd dient te worden (bv. als er een fout gemaakt werd), dan kan de facultaire doctoraatsadministratie dit aanpassen. 

In sommige gevallen blijkt het permanent embargo later niet langer nodig te zijn, bv. omdat de octrooiaanvraag gepubliceerd is. In dat geval kan je een aangepaste checklist confidentialiteit via e-mail bezorgen aan valorisatie@uantwerpen.be met de vraag om jouw proefschrift open access beschikbaar te maken.

Als je omwille van andere redenen - die niet het onderwerp zijn van de checklist confidentialiteit - je proefschrift niet onmiddellijk open access beschikbaar wil beschikbaar maken, dan kan je kiezen voor een embargoperiode van 1, 2 of 5 jaar op het moment dat je de digitale versie van je proefschrift via SisA indient bij de Bibliotheek (zie STAP 7).

Check de regels omtrent de bijkomende opmaak van een confidentieel proefschrift (permanent embargo of embargoperiode van beperkte duur).

Bezorg voldoende exemplaren van het ontwerp-proefschrift aan de voorzitter van je IDC. De voorzitter zorgt voor de verspreiding van het ontwerp-proefschrift naar de leden van de IDC (zie het Algemeen Doctoraatsreglement, art. 30 e.v.).

De IDC brengt binnen de vier weken schriftelijk advies uit aan de doctorandus. Afhankelijk van je faculteit, maakt een interne verdediging voor de IDC deel uit van de evaluatie (zie hieronder). Consulteer het facultair doctoraatsreglement om te zien of dit in jouw faculteit het geval is, of contacteer de facultaire doctoraatsadministratie.

Indien de IDC ongunstig adviseert, informeert zij de doctorandus over haar bezwaren en opmerkingen. In geval van positief advies kan de IDC ook beperkte suggesties formuleren voor aanpassingen aan het ontwerp-proefschrift.

Als jouw onderzoek confidentieel is, dan heeft de voltallige IDC normaal al eerder een geheimhoudingsverklaring IDC ondertekend (zie indienen voortgangsrapport doctoraatsonderzoek). Ben je niet zeker of dit gebeurd is, of is pas recent gebleken dat je onderzoek confidentieel is, ga dan na of dit in orde werd gebracht vooraleer je je ontwerp-proefschrift aan de voorzitter van je IDC bezorgt. Niet zeker of je onderzoek confidentieel is? Ga dit na samen met je promotor(en) en de Valorisatiedienst.

Eventuele interne verdediging

De interne verdediging is een presentatie van het onderzoek op technisch niveau en is enkel toegankelijk voor de IDC. Na de (korte) presentatie volgt een discussie over het onderzoek, m.a.w. het is minder een vraag-en-antwoordgesprek zoals bij de openbare verdediging.

In sommige faculteiten is, in plaats van een interne verdediging, een voorverdediging voor de voltallige doctoraatsjury van toepassing (zie STAP 5). In andere faculteiten zijn geen van beide van toepassing. Raadpleeg het facultair doctoraatsreglement voor meer info of contacteer de facultaire doctoraatsadministratie.

In de aanloop naar de verdediging dient de doctoraatsjury formeel te worden samengesteld door je faculteit. Zij controleren eerst of je ingeschreven bent als doctoraatsstudent en of je de doctoraatsopleiding hebt afgesloten.

Je faculteit legt ook de details m.b.t. de verdediging vast (tijdstip, datum, locatie). Qua samenstelling moet de doctoraatsjury aan een aantal voorwaarden voldoen, die je kan terugvinden in het Algemeen Doctoraatsreglement (art. 25 e.v.) en eveneens in de aanvullende facultaire reglementen. Je kan ook de administratieve contactpersoon van je faculteit contacteren i.v.m. vragen omtrent de samenstelling van de jury.

Als je je verdediging aan een andere universiteit aflegt in het kader van een dubbeldoctoraat, raadpleeg dan zeker de bepalingen die opgenomen zijn in je individueel joint PhD-contract en in het Algemeen Doctoraatsreglement (art. 45).

Als je de toestemming van je individuele doctoraatscommissie (IDC) voor het neerleggen van je proefschrift hebt, bezorg je je ontwerp-proefschrift in voldoende exemplaren, samen met een aanvraag tot verdediging, aan de voorzitter van je doctoraatsjury. Ook hier contacteer je best de administratieve contactpersoon van je faculteit voor een uitleg betreffende de praktische procedure. Tenzij anders bepaald door je faculteit, moet je een exemplaar voorzien voor elk jurylid.

Indien je doctoreert in de Faculteit Wetenschappen (doctor in de wetenschappen) dien je het formulier Fase afstuderen in te vullen en te verzenden naar doctoratenwetenschappen@uantwerpen.be.

Verder contacteer je best de administratieve contactpersoon van je faculteit om de procedure te overlopen.

De doctoraatsjury heeft vervolgens 6 weken de tijd om zich uit te spreken over de vraag of je mag overgaan tot de openbare verdediging van het proefschrift. Afhankelijk van je faculteit, maakt een voorverdediging voor de doctoraatsjury deel uit van de evaluatie (zie hieronder). Consulteer het facultair doctoraatsreglement om te zien of dit in jouw faculteit het geval is, of contacteer de facultaire doctoraatsadministratie. In de meeste faculteiten is een voorverdediging van toepassing.

Als jouw onderzoek confidentieel is, dan moet(en) je promotor(en), in overleg met de Valorisatiedienst, contact opnemen met de voorzitter van je jury om de nodige maatregelen te nemen voor het handhaven van de confidentialiteit. De voltallige jury moet in dat geval een geheimhoudingsverklaring doctoraatsjury ondertekenen. Ga na of dit in orde werd gebracht vooraleer je je ontwerp-proefschrift aan de voorzitter van je jury bezorgt. Niet zeker of je onderzoek confidentieel is? Ga dit na samen met je promotor(en) en de Valorisatiedienst.

Indien je je verdediging aan een andere universiteit aflegt in het kader van een dubbeldoctoraat, raadpleeg dan zeker de bepalingen die opgenomen zijn in je individueel joint PhD-contract en in het Algemeen Doctoraatsreglement (art. 45).

Eventuele voorverdediging

De voorverdediging is een presentatie van het onderzoek op technisch niveau. Anders dan de openbare verdediging is de voorverdediging enkel toegankelijk voor de doctoraatsjury. Na de (korte) presentatie volgt een discussie over het onderzoek, m.a.w. het is minder een vraag-en-antwoordgesprek zoals bij de openbare verdediging.

Na dit discussiegedeelte wordt de doctorandus verzocht om de verdedigingsruimte te verlaten en zal de jury beraadslagen. Zij zullen onmiddellijk tot een besluit komen over de voorverdediging:

• Het proefschrift wordt aanvaard voor de openbare verdediging zonder meer;
• Het proefschrift wordt voorwaardelijk aanvaard mits kleine wijzigingen: in dit geval volgt de promotor de wijzigingen op;
• Het proefschrift wordt voorwaardelijk aanvaard mits grote wijzigingen: in dit geval zal de hele jury de wijzigingen opvolgen;
• Er zijn zeer extensieve wijzigingen nodig: na het aanpassen van het proefschrift zal de hele doctoraatsjury deze opnieuw bekijken en zal ook een tweede voorverdediging georganiseerd worden.

In sommige faculteiten is, in plaats van een voorverdediging, een interne verdediging van toepassing die enkel toegankelijk is voor de IDC (zie STAP 3). In andere faculteiten zijn geen van beide van toepassing. 

Raadpleeg het facultair doctoraatsreglement voor meer info of contacteer de facultaire doctoraatsadministratie.

Ten vroegste 3 weken nadat de doctoraatsjury haar beslissing heeft genomen, kan de publieke verdediging plaatsvinden. Ten laatste 6 weken na deze datum moet een datum voor de verdediging vastgelegd zijn. In deze termijn worden de vakantieperiodes voor het personeel zoals bepaald in de academische kalender en moederschapsrust of ouderschapsverlof van de doctorandus niet meegerekend. Er vinden geen verdedigingen plaats tussen 20 juli en 20 augustus (zie het Algemeen Doctoraatsreglement, art. 34 e.v.).

Zodra de datum van je openbare verdediging gekend is, dienen volgende stappen te gebeuren:

• Kondig je verdediging ten laatste 3 weken op voorhand aan via je SisA Selfservice (zie helpdesk voor meer info). Opgelet: wanneer je je openbare verdediging aankondigt, verschijnt een pop-up om je proefschrifttitel en de spelling van je volledige naam te bevestigen. Lees deze gegevens aandachtig na want zij zullen op je diploma verschijnen en het is niet mogelijk om je diplomagegevens achteraf nog aan te passen. 
• Alle dubbeldoctorandi moeten ook een bewijs van inschrijving (in het Nederlands of Engels) in de partnerinstelling voor het academiejaar waarin de verdediging zal plaatsvinden toevoegen aan hun aankondiging, uitgezonderd dubbeldoctoraten binnen Vlaanderen.
• De aankondiging van je verdediging komt in de digitale kalender van UAntwerpen te staan. Hiervoor dien je mogelijks een abstract van je proefschrift te bezorgen (in het Nederlands en het Engels). Volg de facultaire richtlijnen hierrond.
  
• Neem voor meer info over de verdere organisatie van de verdediging (reservatie lokaal, uitnodigingen, receptie, enz.) contact op de administratieve contactpersoon van je faculteit.
  

Na het indienen van het gegevensformulier zal je inschrijving in het academiejaar van de verdediging worden nagekeken. Voorts zal je door de Centrale Onderwijsadministratie worden gecontacteerd om het resterende bedrag van het studiegeld van het verdedigingsjaar te betalen. 

Ook zal je diplomadossier worden voorbereid, inclusief het getuigschrift van de doctoraatsopleiding en het bijbehorende supplement (tenzij bij vrijstelling van de doctoraatsopleiding). Het voltooien van je doctoraatsopleiding wordt namelijk bekrachtigd door een getuigschrift, vergezeld van een supplement bij het getuigschrift. Het getuigschrift van de doctoraatsopleiding en het supplement bij het getuigschrift kunnen niet los van het doctoraatsdiploma verworven worden. Het supplement geeft een algemene omschrijving van de verworven competenties (de zeven categorieën van het competentieprofiel), wordt individueel op naam opgemaakt en geeft duidelijk weer dat je de doctoraatsopleiding succesvol doorlopen hebt. Een overzicht van je individuele activiteiten kan je zelf downloaden via de SisA-selfservice (zie STAP 1). 

Zie Na de verdediging voor meer info over het diplomadossier en de afgifte ervan.

​Je proefschrift dient ingediend te worden bij de Bibliotheek van de Universiteit Antwerpen (zie uitleg op de website van de Bibliotheek). De digitale versie en één papieren exemplaar dienen tijdig voor de openbare verdediging te worden bezorgd aan de Bibliotheek. Mogelijks vraagt jouw faculteit nog om extra papieren exemplaren; check daarvoor de regels binnen jouw faculteit.

De digitale versie dient via een procedure in SisA te worden ingediend, zie uitleg op de helpdesk. Let op! Dit is de finale versie van je proefschrift. Kijk het dus goed na op fouten vooraleer je dit indient.

Bezorg de gedrukte versie van je proefschrift uiterlijk 5 werkdagen voor je openbare verdediging aan de Bibliotheek.

Neem bij praktische vragen contact op met de administratieve contactpersoon van je faculteit.

Beschikbaarheid doctoraatsproefschrift

UAntwerpen heeft een open access beleid wat doctoraatsproefschriften betreft, tenzij je proefschrift confidentiële informatie bevat.

De checklist confidentialiteit (zie STAP 2) bepaalt of je proefschrift al dan niet onder een permanent embargo geplaatst moet worden. Deze checklist moet ten laatste ingediend worden wanneer je jouw proefschrift indient bij je individuele doctoraatscommissie.

In sommige gevallen blijkt het permanent embargo later niet langer nodig te zijn, bv. omdat de octrooiaanvraag gepubliceerd is. In dat geval kan je een aangepaste checklist confidentialiteit via e-mail bezorgen aan valorisatie@uantwerpen.be met de vraag om jouw proefschrift open access beschikbaar te maken.

Als je omwille van andere redenen - die niet het onderwerp zijn van de checklist confidentialiteit - je proefschrift niet onmiddellijk open access beschikbaar wil maken, dan kan je kiezen voor een embargoperiode van 1, 2 of 5 jaar op het moment dat je de digitale versie van je proefschrift via SisA indient.

Let op dat een confidentieel proefschrift (permanent embargo of embargo van beperkte duur) bijkomende opmaak vereist.

DOI

Doctoraatsproefschriften krijgen automatisch een DOI (Digital Object Identifier) toegekend bij de invoer van de gegevens in de academische bibliografie. Deze toekenning en het opladen van de metadata in Crossref is volledig gratis voor onderzoekers van UAntwerpen. De aanvraag van een ISBN-nummer voor een proefschrift is bijgevolg niet meer nodig. Meer info op de website van de Bibliotheek.

Het is zover: de dag van je openbare verdediging is aangebroken. Alles is voorbereid en de catering staat klaar; de bezoekers stromen binnen ...

Na de aankondiging komt de doctoraatsjury in stoet binnen. Jij geeft een presentatie van je onderzoek, waarop de vragenronde volgt. Daarna trekt de doctoraatsjury zich terug om te beraadslagen. Wanneer zij tot een oordeel zijn gekomen, komen ze terug binnen en delen hun beslissing mee. Er worden geen graden verleend; er wordt enkel meegedeeld of je geslaagd bent.

Als de beslissing positief is, dan houdt je promotor een laudatio. Je wordt zelf ook geacht om een dankwoord uit te spreken. Nu is het officiële gedeelte afgelopen en kan de receptie beginnen!

Proficiat, je hebt je doctorstitel behaald!