FASE 2: Verplichtingen tijdens het doctoraat

1. Jaarlijkse herinschrijving

Alle doctorandi moeten zich elk jaar herinschrijven aan Universiteit Antwerpen. Enkel in het eerste jaar, en in het jaar van de verdediging, is er studiegeld verschuldigd.

2. Aanmaken van ORCID ID

Alle doctorandi dienen een ORCID ID aan te maken. De procedure hiervoor wordt uitgelegd op de website van de Centrale Bibliotheek.

3. Indienen voortgangsrapportering doctoraatsonderzoek

Het voortgangsrapport over het doctoraatsonderzoek wordt beheerd door je faculteit/instituut en geëvalueerd door de individuele doctoraatscommissie (IDC).

De procedure voor het indienen verschilt van faculteit tot faculteit. Het is mogelijk dat je jaarlijks een rapport moet indienen, of enkel op bepaalde tijdstippen in je doctoraatstraject. Voor de juiste werkwijze raadpleeg je best het facultair doctoraatsreglement of neem je contact op met je facultaire administratieve contactpersoon. Doorgaans word je door je faculteit/instituut via e-mail op de hoogte gebracht van wat er, tegen welke datum, van je verwacht wordt. Houd hiervoor zeker je studenten-e-mailaccount in het oog!

4. Doctoraatsopleiding

De doctoraatsopleiding is verplicht aan Universiteit Antwerpen en dient te worden afgerond voordat de doctoraatsjury wordt samengesteld. Meer info over hoe de doctoraatsopleiding afgesloten dient te worden, vind je in FASE 4, stap 2.

5. Indienen jaarlijkse voortgangsrapportering doctoraatsopleiding

Het voortgangsrapport doctoraatsopleiding wordt beheerd door de Antwerp Doctoral School (ADS) en geëvalueerd door een peer reviewcommissie die bestaat uit leden van je faculteit/instituut).

! Let op: volgende faculteiten/instituten beheren de rapportering over de doctoraatsopleiding zelf. Bij vragen kan je hier terecht bij de desbetreffende administratieve contactpersoon. Bekijk zeker ook je facultair doctoraatreglement (deadlines kunnen verschillen!):

  • Faculteit Rechten (RECH);
  • Faculteit Bedrijfswetenschappen en Economie (BE);
  • Instituut voor Ontwikkelingsbeleid en -beheer (IOB).

Het voortgangsrapport van de doctoraatsopleiding moet jaarlijks worden ingediend via SisA. De ondernomen activiteiten dienen één voor één ingegeven te worden in SisA. Ook indien er geen activiteiten ondernomen worden, moet dit aangegeven worden in SisA. (Hiertoe kan het vakje 'Ik wens geen activiteiten te rapporteren dit jaar' worden aangevinkt en dit wordt ook als een geldig rapport beschouwd.) Het jaarlijks voortgangsrapport mag maximum 30 activiteiten bevatten. Indien je meer activiteiten wenst in te dienen, neem dan tijdig telefonisch contact op met ADS.

De deadline voor het indienen van het rapport is 1 mei 23:59 uur van het lopende academiejaar. Je zal hiervoor verschillende herinnerings-e-mails vanuit de Antwerp Doctoral School (ADS) ontvangen op je studenten-e-mailaccount. Na de deadline is het niet meer mogelijk om een rapport in te dienen en zal je je activiteiten pas het daaropvolgende jaar kunnen indienen

STAP 1: toevoegen van activiteiten aan voortgangsrapport

Raadpleeg de handleiding en de FAQ's voor een gedetailleerde uitleg over hoe je je activiteiten in SisA dient in te geven.

! Let op, ADS-cursussen worden automatisch toegevoegd aan je overzicht. Voeg deze NIET manueel toe. (Het kan soms tot het einde van het academiejaar duren vooraleer deze cursussen verschijnen in je overzicht, afhankelijk van hoeveel sessies er worden georganiseerd.)

Ingeven van activiteiten

  • Je kan het hele jaar door je activiteiten één voor één ingeven en bewaren (via tab 'activiteiten beheren'). Op die manier kan je geleidelijk aan je rapport opbouwen. Indienen van het rapport kan tussen 1 januari en 1 mei (deadline op 1 mei - 23:59 uur);
  • Voor alle activiteiten dien je meteen een geldig bewijs rechtstreeks in SisA toe te voegen. Dit kan een bijlage zijn (PDF) of een URL. Zonder geldig bewijs zal je activiteit afgekeurd worden. (Vul dus enkel activiteiten in die al hebben plaatsgevonden.)
  • Log in op SisA met je studentenaccount. 
  • Klik op ‘doctoraat’ en vervolgens op ‘activiteiten beheren'.
  • Via de knop 'activiteiten toevoegen' kan je de activiteiten één voor één ingeven. 
  • Voeg de nodige informatie toe - liefst in het Engels, anders in het Nederlands - en klik op de knop 'opslaan'. 
  • Vergeet niet om het rapport tijdig in te dienen (zie hieronder)!

Heb je (nog) geen activiteiten om in te geven?

Ga naar de tab 'activiteiten rapporteren', klik op 'naar indienen', zet vervolgens een vinkje in het vakje ‘Ik wens geen activiteiten te rapporteren dit jaar’, voeg een korte motivatie toe en bevestig onderaan je indiening.

1A. Cruciale hulpmiddelen bij invoeren activiteiten in SisA

1B. Geldige bewijzen voor activiteiten

Om een activiteit te kunnen valideren in het kader van de doctoraatsopleiding, is het toevoegen van een geldig bewijs nodig (i.e. URL('s) of bijlagen). Bij het ontbreken van een geldig bewijs, kunnen er geen punten toegekend worden aan deze activiteit.

  • Sinds academiejaar 2018-2019 dient bij de invoer van nieuwe activiteiten in SisA, het bijbehorende (elektronische) bewijsstuk rechtstreeks in SisA te worden opgeladen, of dient een URL te worden voorzien naar een webpagina dat als voldoende bewijs kan gelden. De activiteiten die door de peer reviewcommissie goedgekeurd worden in SisA zijn reeds voorzien van een bewijsstuk en hoeven bij het afsluiten van de doctoraatsopleiding niet opnieuw te worden bewezen.
  • Voor activiteiten die gerapporteerd waren in voorgaande jaren, dient bij het afsluiten van de doctoraatsopleiding wel nog een geldig bewijs te worden bezorgd aan de Antwerp Doctoral School. Er worden enkel elektronische bewijzen aanvaard (ZIP-file, Dropbox, WeTransfer, enz.).

Geldige bewijzen

Uit elk bewijsstuk moet duidelijk blijken om welke activiteit het gaat, wanneer deze heeft plaatsgevonden en wie eraan heeft deelgenomen. Je naam dient er dus duidelijk mee op te staan. Voorbeelden van geldige bewijzen (pdf’s/scans) zijn:

  • deelnemerslijsten;
  • programma's (van congressen, evenementen, ...) waarin jouw naam duidelijk vermeld wordt;
  • ontvangen certificaten;
  • attesten;
  • de eerste pagina van gepubliceerde artikels, of de DOI-code;
  • een brief of e-mail die de aanvaarding van nog niet gepubliceerde artikels bevestigt;
  • de academische bibliografie;
  • e-mails met bevestiging van bv inschrijving voor congressen, evenementen,... (e-mail opslaan als PDF);
  • handtekening van de vaktitularis m.b.t. gegeven lessen;
  • voor onderzoeksverblijven: e-mailconversatie met gastinstelling over je verblijf;
  • enz.

Opgelet:

  • Uitnodigingen zijn geen geldige bewijsstukken want hieruit kan geen effectieve participatie afgeleid worden. 
  • Websites zijn onderhevig aan updates en wijzigingen. Naast een URL kan voor bv conferenties een printscreen worden toegevoegd waaruit duidelijk je deelname blijkt. Let erop dat je naam en de context duidelijk zichtbaar zijn.
  • Indien er van bepaalde activiteiten geen bewijs voorhanden is, volstaat een gehandtekende bevestiging van je promotor. Het is echter niet mogelijk je hele doctoraatsopleiding door je promotor te laten ondertekenen.

STAP 2: indienen jaarlijks voortgangsrapport doctoraatsopleiding

Wanneer je alle activiteiten voor het betreffende academiejaar hebt ingegeven en het rapport wil indienen (tussen 1 januari en 1 mei), ga je in SisA naar 'doctoraat' en vervolgens naar 'activiteiten rapporteren'. Selecteer dan de periode. Standaard worden alle activiteiten die je opgegeven hebt, toegevoegd aan je voortgangsrapport. Het jaarlijks voortgangsrapport mag maximum 30 activiteiten bevatten. Indien je meer activiteiten wenst in te dienen, neem dan tijdig telefonisch contact op met ADS. Mocht je er toch voor opteren om bepaalde activiteiten niet in te dienen, ga dan terug naar tab 'activiteiten beheren' en zet het vinkje bovenaan deze activiteiten af ('Toevoegen aan volgend voortgangsrapport' deselecteren).

Klik onderaan op 'naar indienen' en bevestig dit nog eens op het volgende scherm. Nadat je rapport succesvol ingediend is, zal je hiervan een bevestiging op het scherm terugvinden.

Dien je rapport pas in wanneer je geen activiteiten voor het lopende academiejaar meer wenst in te geven. Heb je per ongeluk vroegtijdig je rapport ingediend, stuur dan een e-mail naar DoctoralEducation@uantwerpen.be.

STAP 3: evaluatie van het voortgangsrapport doctoraatsopleiding

Nadat je je voortgangsrapport hebt ingediend, kijkt een peer reviewcommissie bestaande uit leden van je eigen faculteit/departement/instituut de ingediende activiteiten na (Past de activiteit bij de doctoraatsopleiding? Is het voorgestelde puntentaantal correct? Is de competentiecategorie correct?). Nadat je rapport volledig nagekeken is, zal de status van je rapport wijzigen van 'Wachtend' naar 'Gefinaliseerd'. Je kunt dan in SisA het nagekeken rapport consulteren voor feedback (bij de afgewezen activiteiten) en je puntentotaal zal geüpdated zijn (zie STAP 4).

Indien je graag deel wil uitmaken van deze commissie, gelieve dan een e-mail te sturen naar DoctoralEducation@uantwerpen.be.

De evaluatie van het voortgangsrapport doctoraatsopleiding vindt steeds plaats in mei/juni van het lopende academiejaar. Nadien wordt via de Antwerp Doctoral School (ADS) een e-mail naar je studentenmailadres gestuurd om je te verwittigen dat de rapporten geëvalueerd zijn.

STAP 4: raadplegen nagekeken voortgangsrapport doctoraatsopleiding

Raadpleeg de handleiding voor een gedetailleerde uitleg over hoe je activiteiten in SisA kan raadplegen.

Activiteiten gerapporteerd in 2016-2018 raadplegen

Dit betreft de academiejaren 2015-2016, 2016-2017 en 2017-2018 (deze activiteiten zijn nog niet bewezen in SisA):

  • Log in op SisA met je studentenaccount.
  • Klik op 'doctoraat' en vervolgens op 'activiteiten beheren'.
  • Door te klikken op de knop 'overzicht punten t.e.m. 17-18' wordt een overzicht in Excel gedownload van alle ingediende activiteiten. Deze lijst kan je gebruiken om je doctoraatsopleiding af te sluiten.

Gerapporteerde activiteiten per academiejaar raadplegen

Als je een overzicht wenst van de activiteiten die je in een bepaald academiejaar hebt gerapporteerd, kan je dit doen via 'doctoraat' en vervolgens 'activiteiten rapporteren'. Selecteer de gewenste periode en dan zie je de betreffende activiteiten van dit jaar met een vermelding van de punten. Bij afgewezen activiteiten vind je feedback terug.

Er kan geen overzicht van een apart jaar gedownload worden, enkel van de volledige doctoraatsopleiding zoals beschreven in bovenstaand punt.