Bescherming van persoonsgegevens

Universiteit Antwerpen hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonlijke levenssfeer.

In deze Privacyverklaring informeert de Universiteit Antwerpen je over de wijze waarop zij met jouw persoonsgegevens omgaat. Om zo goed mogelijk aan de noden en vereisten van de maatschappij, de wet- en regelgeving tegemoet te kunnen komen, behoudt Universiteit Antwerpen zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan deze verklaring. Universiteit Antwerpen raadt je dan ook aan om regelmatig deze verklaring te raadplegen.

Deze huidige Privacyverklaring, onze Gebruiksvoorwaarden en ons Cookiebeleid vormen samen onze Privacy Disclaimer.

Identiteit verwerkingsverantwoordelijke – Gegevensfunctionaris voor gegevensbescherming

De Universiteit Antwerpen, Prinsstraat 13, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door haar rector is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens. Onze functionaris van gegevensbescherming heeft een kantoor in de Venusstraat 35, 2000 Antwerpen en is per mail bereikbaar op privacy@uantwerpen.be.

 Garanties bij verwerking van persoonsgegevens:

  • Jouw persoonsgegevens worden steeds behandeld in overeenstemming met de toepasselijke privacyreglementering.
  • De persoonsgegevens worden alleen ingezameld en verwerkt om de gevraagde informatie te verstrekken of om de gewenste dienst online te verlenen. De verwerking van de persoonsgegevens blijft beperkt tot de beoogde doelstelling.
  • De persoonsgegevens worden niet bekendgemaakt aan derden en niet voor direct marketing aangewend, tenzij je daar zelf mee hebt ingestemd via ‘opt in’.
  • Universiteit Antwerpen treft de best mogelijke veiligheidsmaatregelen om te voorkomen dat derden van jouw persoonsgegevens misbruik maken.

Indirecte verwerking van persoonsgegevens:

De Universiteit Antwerpen licht je waar mogelijk in over iedere indirecte verwerking van persoonsgegevens.  Wij informeren je onder meer over de bron van deze persoonsgegevens en de categorieën van persoonsgegevens die worden verwerkt. Zo worden contactgegevens al eens verrijkt met publiek beschikbare informatie zoals bv. LinkedIn.

Doeleinden en rechtsgrond  voor de verwerking van jouw persoonsgegevens:

Bij gebruik van onze website

De meeste informatie is beschikbaar zonder dat je persoonsgegevens moet verstrekken. In bepaalde gevallen word je toch om persoonlijke informatie gevraagd.

Bepaalde persoonsgegevens zoals o.m. cookies worden aangewend voor de samenstelling van onze gebruikersstatistieken en voor de beveiliging en verbetering van onze websites. Ons beleid inzake cookies lees je verder via deze link.

Rechtsgrond: toestemming (cookies) en noodzakelijk voor de levering van de aangevraagde dienst.

Werving nieuwe studenten

UAntwerpen verwerkt persoonsgegevens van potentiële studenten geheel vrijwillig opgegeven via de platformen die op de website van UAntwerpen ter beschikking zijn.  De toestemming van de potentiële student dekt het doeleinde waarvoor UAntwerpen deze persoonsgegevens verwerkt, zoals het bezorgen van opgevraagde informatie of een inschrijving op een event of informatiesessie.  Met voormelde platformen heeft UAntwerpen de nodige afspraken gemaakt in een verwerkersovereenkomst.

Rechtsgrond: toestemming - nodig voor de aanlevering van de opgevraagde dienstverlening.

Bij inschrijving voor onderwijsdoeleinden

Verstrekken van persoonsgegevens via de online aanmeldingsmodule

Door het verstrekken van je persoonsgegevens bij een officiële inschrijving, stem je ermee in dat Universiteit Antwerpen deze persoonsgegevens verwerkt.  Bij de officiële inschrijving en het sluiten van het toetredingscontract zullen de in de online aanmelding opgegeven persoonsgegevens worden doorgegeven.

De Universiteit Antwerpen vraagt je de gegevens in de toetredingsovereenkomst ook verder ter beschikking te stellen om de instroom, doorstroom en uitstroom van alle studenten te bevorderen. De universiteit wil nagaan of haar studentenpopulatie een reflectie is van de maatschappij. Zij kan dit enkel als studenten hun persoonlijke gegevens ter beschikking stellen. De sociale gegevens die je ter beschikking stelt, worden steeds anoniem gebruikt voor verdere statistische verwerking.

De universiteit kan ook van je gegevens gebruik maken om je uit te nodigen voor of te informeren over activiteiten waarvan ze denkt dat ze je onderwijs- en loopbaankansen verbeteren.

De persoonsgegevens van studenten worden door de universiteit ook automatisch doorgegeven aan de Databank Hoger Onderwijs (DHO) op basis van een wettelijke verplichting.

Je kan je toestemming en je persoonlijke gegevens na de inschrijving nog bekijken via je SisA-selfservice en waar nodig verbeteren of beperken. Je kan ook je toestemming om deze gegevens te gebruiken nadien nog intrekken. Hiervoor neem je contact op met het diensthoofd van de Dienst Onderwijsadministratie.

Studiegegevens van studenten worden enkel doorgegeven aan de secundaire scholen indien de student daar toestemming voor gegeven heeft via de SisA selfservice.

Rechtsgrond: contractuele basis - noodzakelijk ter aanbieding van de opleiding waarop wordt ingeschreven, en inzake informatie van de universiteit aan de studenten geldt het gerechtvaardigd belang in hoofde van de universiteit als verwerkingsverantwoordelijke ter bevordering van onderwijs-en loopbaankansen. 

Verstrekken van persoonsgegevens bij inschrijving voor een doctoraat

Persoonsgegevens van doctorandi

Als je inschrijft voor een doctoraat en/of als je onderzoeker bent aan UAntwerpen (sinds 1990) worden je gegevens opgenomen in de HRRF-databank (‘Human Resources in Research – Flanders’) van ECOOM-Gent.

Rechtsgrond: noodzakelijk voor de administratieve facilitering van het doctoraat en wettelijke basis voor doorgifte aan ECOOM Gent (Decreet van 4 juli 2008)

Als uitgaande uitwisselingsstudent

Voor studietoelatingsaanvragen bij de gastinstelling geeft de Universiteit Antwerpen bepaalde persoonsgegevens door aan de gastinstelling zoals:

  • naam
  • geslacht
  • e-mailadres
  • geboortedatum
  • nationaliteit
  • studiegebied

Je  deelt zelf bepaalde persoonsgegevens zoals behaalde studieresultaten en talenkennis met de gastinstelling om jouw voorkennis door deze laatste te laten beoordelen.

De gastinstelling zal je op de hoogte stellen voor welke doeleinden zij jouw persoonsgegevens verwerkt en de bewaartermijn van jouw persoonsgegevens.  Voor jouw privacyrechten als betrokkene, zoals recht op inzage, verbetering, verwijdering en beperking, kan je bij de gastinstelling terecht. De gastinstelling zal de Universiteit Antwerpen informeren over de door jou behaalde studieresultaten en indien en voor zover van toepassing over de door jou behartigde stages aan de gastinstelling.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens voor de gevolgde opleidingen in het buitenland in het kader van het Erasmusprogramma en het Erasmus Belgica programma gedurende een termijn van 6 jaar.  Ook voor andere gevolgde opleidingen in het buitenland, al dan niet programmagebonden, houden wij jouw persoonsgegevens bij gedurende een gelijkaardige periode.

Wij delen jouw persoonsgegevens, zoals de gevolgde opleiding in het buitenland en de behaalde studieresultaten, met onze financiers, zoals het nationaal agentschap EPOS en de Europese Commissie voor Erasmus gebonden opleidingen. 

Volgende data worden gedeeld:

  • naam
  • geslacht
  • land
  • universiteit van bestemming
  • uitbetaling beurs
  • periode
  • studiegebied
  • behaalde credits in het buitenland 

Voor buitenlandse opleidingen in het kader van Erasmus Belgica is dit enkel EPOS. Volgende data worden met EPOS gedeeld:

  • naam
  • geslacht
  • nationaliteit
  • geboortedatum
  • e-mail
  • adres
  • universiteit van bestemming 
  • beursbedrag

Voor niet programmagebonden mobiliteit buiten Europa kunnen studenten financiering aanvragen via de Vlaamse overheid.  In zo'n geval vraagt de Universiteit Antwerpen nog naar een curriculum vitae, en kopie van de meest recente belastingbrief beider ouders, een kopie van behaalde resultaten en kopie van ID-kaart.  De Universiteit Antwerpen zal hiervoor bepaalde opgevraagde persoonsgegevens doorgeven aan de Vlaamse Overheid (VLUHR). De hierna volgende data worden gedeeld:

  • rijksregisternummer
  • naam
  • opleiding

Bij opname in de Alumni Community - My UAntwerp

De persoons- en diplomagegevens van afgestudeerden worden door Alumni Office van UAntwerpen gebruikt in haar werking en in de werking van de facultaire alumniverenigingen. Jouw persoonsgegevens kunnen - mits jouw voorafgaandelijke toestemming - daartoe op SiSA worden gebruikt om je bij afstuderen te informeren over de alumniwerking van de Universiteit Antwerpen.  Als alumnus kan je je registreren op de Alumni Community en een account aanmaken.  Op dit account kan je jouw persoonsgegevens inzien, verwijderen of beperken.  Indien je je gegeven toestemming tot verwerking wenst in te trekken of indien je je persoonsgegevens wenst over te dragen aan jezelf of aan een nieuwe verwerkingsverantwoordelijke, kan je terecht op alumni@uantwerpen.be.  Externen krijgen geen toegang tot Alumni Community.

Rechtsgrond: toestemming

(Potentiële) en huidige personeelsleden

De Universiteit Antwerpen verwerkt de door jou opgegeven persoonsgegevens naar aanleiding van een sollicitatie voor werving- en selectiedoeleinden. Personeelsgegevens opgegeven bij indiensttreding worden verwerkt voor personeelsadministratie en loopbaanopvolging.

Voor loonadministratie werkt Universiteit Antwerpen samen met SD Worx als verwerker van persoonsgegevens voor de doeleinden van loonadministratie van het door haar aangesteld personeel.

Voor administratie van ziekteverzuim werkt Universiteit Antwerpen samen met Securex, als verwerker van persoonsgegevens  voor doeleinden van administratie van ziekteverzuim.

De Universiteit Antwerpen verwerkt de persoonsgegevens van al haar personeelsleden voor informatiedoeleinden aangaande universiteitsaangelegenheden in brede zin.  Als personeelslid krijg je bij iedere informatieontvangst de kans om  je uit te schrijven (opt-out).

Rechtsgrond: noodzakelijk ter uitvoering van contractueel gemaakte afspraken. Gerechtvaardigd belang wat de informatie aan haar personeelsleden betreft.

Welzijn op het werk

Voor het welzijn op het werk werkt Universiteit Antwerpen samen met een externe preventieadviseur (momenteel Mensura), die zich in zijn hoedanigheid van gedeelde verwerkingsverantwoordelijke bij de gedeeltelijke autonome verwerking van persoonsgegevens aan alle  bepalingen van de toepasselijke privacyreglementering houdt.  De privacypolicy van onze huidige externe adviseur kan je terugvinden op www.mensura.be/nl/privacy-beleid.  In het kader van welzijn op het werk worden identiteitsgegevens en gegevens over de gezondheid (lichamelijk en psychisch) van personeelsleden (contractuelen, statutairen, integratiekader), stagiairs, vrijwilligers, studenten (met functiebeperking, in zwangerschap), jobstudenten en beursdoctorandi (ongeacht de financieringsbron) gedeeltelijk in samenwerking met Mensura (psychosociaal welzijn), gedeeltelijk door UAntwerpen (psychosociaal welzijn) en gedeeltelijk autonoom (arbeidsgeneeskunde) door Mensura verwerkt . 

Rechtsgrond: ter uitvoering van een wettelijke bepaling (Codex Welzijn op het Werk).

Medecontracten

De Universiteit Antwerpen verwerkt de door de medecontracten opgegeven persoonsgegevens voor de uitvoering van contractuele afspraken (rechtsgrond). Dit gaat over persoonsgegevens van leveranciers, dienstverleners, aannemers bouwwerken en andere derden (o.m. zij die bij de Universiteit Antwerpen diensten afnemen).

Uitvoering van onderzoek- afname van enquêtes

De Universiteit Antwerpen verwerkt tal van persoonsgegevens in uitvoering van wetenschappelijke onderzoeken die worden uitgevoerd door onderzoekers (academisch personeel en/of studenten).  Hiervoor verwijst de Universiteit Antwerpen naar de Gedragscode die zij heeft opgesteld  voor haar onderzoekers als leidraad bij ieder onderzoek waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

Rechtsgrond: toestemming.

Eventregistratie

De Universiteit Antwerpen verwerkt de door de inschrijver opgegeven persoonsgegevens ter facilitering van events. Naar aanleiding van een eventregistratie kunnen met jouw toestemming je persoonsgegevens verder worden aangewend voor nadere informatievoorziening over actuele ontwikkelingen, congressen, seminaries en andere evenementen.

Rechtsgrond: contractuele afspraak - toestemming

Archivering om cultuurhistorische redenen en/of omwille van algemeen belang

Persoonsgegevens kunnen in welbepaalde gevallen en omwille van cultuurhistorische redenen en redenen van algemeen belang langer worden bewaard.

Rechtsgrond: wettelijke bepaling (Archiefdecreet van 9 juli 2010)

Bewaartermijn

De Universiteit Antwerpen bewaart de persoonsgegevens nooit langer dan nodig.

Zo worden persoonsgegevens van websitebezoekers (cookies) nooit langer bewaard dan nodig voor het in het Cookiebeleid van de Universiteit Antwerpen opgegeven doeleinde. Indien andere persoonsgegevens van websitebezoekers worden bewaard, dan zullen deze nooit langer bewaard worden dan de toegestemde termijn.

Persoonsgegevens van studenten worden bijgehouden op basis van een wettelijke rechtsgrond. Aanvullende gegevens aangeleverd door de student blijven behouden zolang deze een relatie hebben met de universiteit, mogelijks langer mits uitdrukkelijke toestemming daartoe door de student in kwestie. Persoonsgegevens opgegeven bij een online voorinschrijving als student worden gedurende een termijn van 5 jaar bijgehouden.

Persoonsgegevens van personeelsleden worden bijgehouden op basis van een wettelijke rechtsgrond. Aanvullende gegevens aangeleverd door een personeelslid blijven behouden zolang deze een relatie hebben met de universiteit, met uitzondering van die gegevens waarvoor het personeelslid zelf de toestemming heeft gegeven tot een langere bewaartermijn.

Persoonsgegevens van derden (medecontractanten) worden bijgehouden voor de duur die nodig is voor de uitvoering van de aangegane contractuele afspraken.

Persoonsgegevens van deelnemers aan een onderzoek en/of enquête worden bewaard in overeenstemming met de termijn aangegeven in de vooraf te verlenen “informed consent”, indien van toepassing.  Voor meer informatie hierover kan u terecht bij de Gedragscode waarnaar wordt verwezen onder de doeleinden van de verwerking ( punt 7. uitvoering van onderzoek- afnames van enquêtes). 

Persoonsgegevens verwerkt naar aanleiding van een eventregistratie worden bewaard gedurende de daartoe door de betrokkene toegestane termijn.

Rechten van de betrokkene

Als  betrokkene heb je recht op inzage van jouw persoonsgegevens. Je kan ook de verbetering, verwijdering of beperking ervan aanvragen.

Wens je inzage in jouw persoonsgegevens aan te vragen? Dat kan via dit formulier.

Als betrokkene heb je ook het recht op overdracht van jouw persoonsgegevens hetzij aan jezelf hetzij aan een nieuwe verwerkingsverantwoordelijke voor zover technisch mogelijk. Bij deze aanvraag moet je je vooraf kenbaar maken.

Intrekking van een gegeven toestemming is steeds mogelijk zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens op basis van de eerder verleende toestemming.

Voor de uitoefening van je rechten als betrokkene kan je terecht op privacy@uantwerpen.be.

Als betrokkene heb je het recht klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (“GBA”) als toezichthoudende autoriteit.

Datalekken

Heb je een datalek opgemerkt met betrekking tot persoonsgegevens die worden beheerd door de Universiteit Antwerpen?

> Meld het ons via dit formulier