- De doctoraatsonderzoeker moet als doctoraatsstudent ingeschreven zijn in de doctoraatsopleiding op het tijdstip van de activiteit EN van de aanvraag.
- De activiteit moet reeds plaatsgevonden hebben op het moment van de terugbetalingsaanvraag.
- De promotor moet op de hoogte zijn van de aanvraag maar het is de verantwoordelijkheid van de doctoraatsonderzoeker om het budget op een verstandige manier te beheren. Je huidige saldo kan je steeds nakijken in SisA. De goedkeuring van de terugbetalingsaanvraag gebeurt door de Antwerp Doctoral School.
- De aanvragen gebeuren per academiejaar. De deadline is telkens de laatste dag van het academiejaar (periode eind september). Activiteiten van vorige academiejaren komen niet in aanmerking. Vraag dus tijdig de terugbetaling van summerschools of zomercongressen aan! Terugbetaling voor activiteiten die van het huidige academiejaar overlopen in het volgende academiejaar, kan in het volgende academiejaar worden aangevraagd.
- Enkel terugbetalingen komen in aanmerking. Let op: voor cursussen van StatUa en Linguapolis bestaat een specifieke procedure. De Antwerp Doctoral School doet geen rechtstreekse betalingen aan een organisatie. Terugbetalingen gebeuren enkel achteraf aan de doctoraatsonderzoeker zelf.
- Als personeelslid van de Universiteit Antwerpen moet je je aanvraag voor opleidingskrediet via het elektronische systeem iExpense indienen, zie Terugbetalingsprocedures.
- Als je geen personeelslid van de Universiteit Antwerpen bent, stuur dan het dossier naar de Financiële Dienst, bij voorkeur via e-mail (kostennotas@uantwerpen.be) of anders via de (binnen)post, zie Terugbetalingsprocedures.
Wat komt in aanmerking voor terugbetaling?
1. Enkel de inschrijvings-, de verblijfs- en de verplaatsingskosten* van onderstaande activiteiten die je volgt in binnen- en buitenland en in het kader van de doctoraatsopleiding:
- Academische opleidingen;
- Congressen;
- Studiedagen;
- Onderzoeksverblijven: een leercomponent dient aanwezig te zijn en het verblijf moet dus meer zijn dan louter staalnames, dataverzameling, veldwerk of archief-/bibliotheekonderzoek. In het geval van een onderzoeksverblijf voeg je een motivatie bij je aanvraag.
*LET OP: Personeelsleden van UAntwerpen dienen de correcte NIEUWE reisprocedures te volgen. Lees meer op Pintra. De terugbetalingsprocedure van het opleidingskrediet wijzigt niet. Je kan bij Annik De Meyer van Tago Travel (ademeyer@uniglobetagotravel.be) je reis plannen op basis van de nieuwe regels en de verplaatsingskosten zelf voorschieten door facturatie op eigen naam.
2. Dagvergoedingen (per diems) worden enkel betaald in combinatie met één van de voorgaande uitgaven en enkel in geval van een persoonlijke terugbetaling voor een binnenlandse of buitenlandse zending.
3. Niet-academische opleidingen komen in aanmerking als deze georganiseerd worden door een door de Vlaamse Overheid erkend opleidingscentrum.
4. Taal- en schrijfcursussen georganiseerd door een externe organisatie komen enkel in aanmerking als deze inhoudelijk niet overeenstemmen met het aanbod van de ADS en/of Linguapolis.
Wat komt NIET in aanmerking voor terugbetaling?
Enkel activiteiten die bijdragen tot het ontwikkelen van je competenties kunnen terugbetaald worden via opleidingskrediet. Andere zaken komen niet in aanmerking, waaronder:
- verplaatsingskosten niet conform de NIEUWE reisprocedures (enkel van toepassing voor personeelsleden van UAntwerpen; lees meer op Pintra)
- aankoop van hard- en software;
- aankoop van licenties;
- aankoop van boeken en tijdschriften;
- kosten verbonden aan staalname en/of archief- en bibliotheekonderzoek;
- extra reisbijstandsverzekering;
- lidmaatschap van (wetenschappelijke) verenigingen;
- aankoop van cursusmateriaal (uitzondering: indien kan worden aangetoond dat dit materiaal niet inbegrepen is in de inschrijvingsprijs van een cursus die in aanmerking komt voor de doctoraatsopleiding, maar aanschaf verplicht is; de verantwoordelijke moet deze uitzondering goedkeuren);
- drukkosten van thesis, posters of artikels;
- kosten van juryleden;
- receptiekosten na de verdediging;
- studiegeld doctoraat;
- dagvergoedingen zonder inschrijvings-, verplaatsings- of verblijfskosten;
- dagvergoedingen aangevraagd via de kostennota ‘correctie aanrekening’;
- publicatiekosten en kosten voor het proeflezen of vertalen van publicaties;
- niet-academische opleidingen die georganiseerd worden door een opleidingscentrum dat niet erkend is door de Vlaamse Overheid;
- taal- en schrijfcursussen georganiseerd door een externe organisatie indien deze inhoudelijk overeenstemmen met het aanbod van de Antwerp Doctoral School en/of Linguapolis;
- inentingskosten;
- enz.