Procedure terugbetaling opleidingskrediet

Voor de meeste activiteiten dient de standaardprocedure gevolgd te worden. Enkel voor cursussen die aangeboden worden door Linguapolis, StatUa of PAVO volg je een specifieke procedure.

Er zijn twee verschillende standaardprocedures:

  1. Voor personeelsleden van de Universiteit Antwerpen, via iExpense
  2. Voor niet-personeelsleden van de Universiteit Antwerpen, op papier

Voor beide procedures moet je een terugbetalingsdossier samenstellen. Dit terugbetalingsdossier is hetzelfde voor de beide procedures! In het gedetailleerde stappenplan onder het uitvouwmenu kan je lezen waaruit het dossier samengesteld moet zijn.

 
 

Aanvraagprocedure voor personeelsleden (iExpense)

Als je via een personeelscontract aan de Universiteit Antwerpen verbonden bent, dien je je aanvraag in via iExpense.

Op de personeelssite PINTRA vind je de snelstart handleiding en een uitgebreide handleiding voor iExpense. In deze handleiding kan je in detail nalezen hoe je een aanvraag moet ingeven in dit systeem.
Hieronder vind je een beknopt stappenplan met enkele specifieke aandachtspunten voor de aanvraag van opleidingskrediet.

Stappenplan

  1. Stel op voorhand je terugbetalingsdossier samen. Het bevat scans van:
    - specifiek aanvraagformulier opleidingskrediet
    - betaalbewijzen: factuur, kassaticket, vliegtuig-, trein- of busticket, rekeninguittrekstel of kredietkaartafrekening.
    - deelnamebewijs of motivatiebrief (voor onderzoeksverblijven) waarin aangegeven wordt welke de leercompenent is van het onderzoeksverblijf.
     
  2. Log in op iExpense
     
  3. Klik bovenaan rechts op 'Create Expense Report'
     
  4. Vul onder 'purpose' een bondige omschrijving van de kosten in.
    In het blauwe veld daaronder ('Additional Information') vul je in het veld naast 'Delegate to secretary' 'ADS - Educational Credit' in. Dit is een heel belangrijke stap om je aanvraag juist toe te wijzen!
    Klik vervolgens op 'save'.
     
  5. In het volgende scherm vul je de kosten in:
    - 'receipt-based expenses' voor alle kosten met betaalbewijs,
    - 'milage expenses' voor verplaatsingen met de auto (deze zijn te vinden in het tweede tabblad).
    Sommige kosten vereisen extra informatie via de knop 'details'. 
    Klik ook hier vervolgens op de knop 'save'.
     
  6. In het volgende scherm dien je het ADS activiteitennummer (= budgetcode) in te geven, alvorens opnieuw op 'save' te klikken: 
    afdeling: 54, eenheid: AD012000 en activiteit/project: GIOPLKRE
     
  7. In dit laatste scherm voeg je je bewijzen toe. Druk hiervoor op de knop ‘attachments’: er verschijnt een pop-up die je toelaat om bijlagen te selecteren op je PC. Controleer of je browser pop-ups toestaat voor https://ofp.uantwerpen.be indien je hierbij problemen ondervindt. Het is aan te raden om na het opladen en bewaren van de bewijsstukken, nogmaals op save te klikken in het scherm. Er verschijnt een papiertje onder de paperclip, wat een bevestiging is van de opgeladen bewijsstukken.​

    ​Volgende bewijzen dienen bijgevoegd te worden:
    - het volledig ingevulde specifieke aanvraagformulier voor het opleidingskrediet (vergeet niet het te laten handtekenen door je promotor en jezelf!)
    - alle nodige betaalbewijzen 
    - het deelnamebewijs

    Controleer in dit scherm ook nog eens of alles correct is ingevoerd. Als dit het geval is, klik je op 'submit'.
     
  8. Je aanvraag wordt nu doorgestuurd naar de goedkeurders bij zowel de ADS als de Financiële Dienst. Je kunt te allen tijde de huidige status van je dossier nakijken in iExpense.

 

 

 

Aanvraagprocedure niet-personeel (papier)

Als je niet via een personeelscontract aan de Universiteit Antwerpen verbonden bent, moet je je aanvraagdossier op papier indienen. Daarvoor volg je deze stappen:

  1. Stel je betalingsdossier samen. Het bevat:
    - specifiek aanvraagformulier opleidingskrediet
    - originele betaalbewijzen (factuur, kassaticket, vliegtuig-, trein- of busticket) of kopie van rekeninguittrekstel of kredietkaartafrekening.
    - deelnamebewijs of motivatiebrief (voor onderzoeksverblijven) waarin aangegeven wordt welke de leercompenent is van het onderzoeksverblijf.
    - kostennota

    Soorten kostennota's:
    - kostennota - personeel (ADFIN100): persoonlijke terugbetaling voor binnenlandse zending
    - afrekening zending personeel (ADFIN104): persoonlijke terugbetaling voor buitenlandse zending
    - correctie aanrekening (ADFIN17): indien correctie van activiteit naar activiteit of project indien terugbetaling eerst via onderzoeksgroep gebeurde. 

    Invullen kostennota's:
    Formulier ADFIN -0100 en ADFIN -0104: vermeld op de kostennota je privé-gegevens, rekeningnummer, handtekening en ADS activiteitennummer 54/AD012000/GIOPLKRE in de kader "aanrekening" rechtsboven. Indien een deel van de kosten ook door de onderzoeksgroep worden betaald, vermeld dan bijkomend ook het projectnummer onderzoeksgroep, handtekening van de desbetreffende budgetverantwoordelijke en budgetjaar: huidig jaartal.
    Formulier ADFIN-0011: Interne verboeking. Vermeld het ADS activiteitennummer 54/AD012000/GIOPLKRE in de kader "nieuwe aanrekening". Ook bij deze kostennota dien je alle nodige documenten toe te voegen zoals vermeld in de standaardprocedure.
     
  2. Stuur het dossier via de post of binnenpost naar de Financiële Dienst:

    ADFIN
    Financiële Dienst
    Campus Middelheim
    Middelheimlaan 1
    2020 Antwerpen
     
  3. Na ontvangst zal je dossier eerst door de Financiële Dienst nagekeken en verwerkt worden en dan aan de ADS bezorgd worden voor finale goedkeuring, alvorens het aangevraagde bedrag uitbetaald wordt.         

 

 

 

 

Specifieke procedures Linguapolis, StatUa en PAVO (LAS)

1.  Kijk na of je nog voldoende geld beschikbaar hebt op je opleidingskrediet via de SisA Selfservice.     

2. Je schrijft je in voor de betreffende cursus en vermeldt hierbij duidelijk dat je doctoraatsstudent bent aan de Antwerp Doctoral School.       

3. Het inschrijvingsgeld wordt rechtstreeks van je opleidingskrediet betaald op vraag van Linguapolis, StatUa of PAVO Proefdierkunde. Je hoeft zelf verder niets te ondernemen.