Waarom een e-depot?
Vanaf de jaren ‘90 werkt de universitaire gemeenschap steeds meer digitaal en is de informatie in toenemende mate uitsluitend in digitale vorm vastgelegd. Zonder in te zetten op digitale duurzaamheid dreigt de informatie die we op lange termijn willen bewaren, verloren te gaan: gegevensdragers raken in onbruik, zijn steeds moeilijker uit te lezen en verdwijnen, bestandsformaten worden niet meer ondersteund of raken gecorrumpeerd….
Kortom het op lange termijn bewaren en raadpleegbaar houden van digitaal archief vraagt net als bij papier een aangepaste aanpak en een depot voor digitale informatie.
Opzetten pilootproject
Daarom is eind 2022 een pilootproject ‘e-depot UAntwerpen’ opgestart. Het is een eerste stap naar een volwaardig e-depot voor de Universiteit Antwerpen. Een voorziening waarin we permanent of op lange termijn te bewaren digitale gegevens los van de systemen waarin ze zijn gecreëerd en gebruikt, kunnen bewaren en raadpleegbaar houden.
In het pilootproject hebben we op een aparte netwerkschijf een e-depot opgezet. Dit vullen we nu met het digitaal archief dat we reeds in beheer hebben. Daarnaast werken we rond een aantal specifieke cases op basis waarvan we ervaring willen opdoen over hoe we divers digitaal archief overdragen. Over hoe we de informatie selecteren en vanuit haar oorspronkelijke context op een goede manier overzetten naar het e-depot. Hoe we die daar voor de lange termijn kunnen bewaren en de raadpleegbaarheid in de toekomst kunnen verzekeren.